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Was passiert, wenn Sie die gemeinsame Nutzung Ihrer digitalen Assets richtig angehen?

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie und Ihr Team arbeiten seit Monaten an einer neuen Kampagne. Der Launch soll in einigen Wochen stattfinden. Plötzlich erhalten Sie eine kurze E-Mail von Ihrem Manager:

„Habe gerade vom Kunden erfahren, dass sie einen anderen Ansatz wollen. Brauchen ein neues Hero-Image. Erinnert ihr euch an das Bild, das wir bei der Tilson-Kampagne letztes Jahr in der ersten Skizzenrunde verwendet haben? Könnt ihr es bitte raussuchen und mir für die Präsentation morgen schicken?“

Viele Designer kennen dieses Gefühl nur zu gut. Die gemeinsame Nutzung digitaler Assets kann häufig frustrierend sein – ja, sie kann einen sogar zur Verzweiflung führen. Wie kann man eine solche Aufgabe erfolgreich angehen?

Das Teilen digitaler Assets muss nicht unbedingt im Chaos enden. Es gibt eine bessere Möglichkeit, Bilder und Schriften gemeinsam zu verwenden – eine Möglichkeit, die Ordnung und Struktur in Ihr kreatives Durcheinander bringt. Dabei gilt es, keine Zeit zu verschwenden. Die Uhr tickt.

Am Anfang des Digital-Asset-Management-Workflow steht die intelligente Suche

Erfolgreiche Projekte basieren auf guter Zusammenarbeit. Durch den Austausch von digitalen Assets und Ideen können Designer wachsen und gedeihen. Doch bevor Kreative Bilder und Schriften teilen können, brauchen sie eine todsichere Methode, mit der sie alles immer sofort finden.

Bei vielen Unternehmen gleicht die Suche nach digitalen Assets eher einem Ratespiel als einer eindeutigen Vorgehensweise mit klaren Schritt-für-Schritt-Anweisungen. Dies ist beunruhigend – schließlich werden Künstler fürs Kunstschaffen bezahlt und nicht für das Aufspüren alter E‑Mails oder das Projektmanagement. Die richtigen digitalen Assets zu finden, sollte Sekunden dauern – nicht mehrere Tage. Wie also können Unternehmen diesen Prozess effizienter gestalten?

Flexible Digital-Asset-Management-Systeme bieten Ihnen die Möglichkeit, für Ihre Suchanfragen verschiedene Filter anzuwenden. So können Ihre Designer ihre Suchvorgänge nach Upload-Datum, Dateigröße und einer Vielzahl anderer Merkmale filtern. Doch was ist, wenn Ihnen diese Details unbekannt sind? Denken Sie an unser Beispiel vom Anfang zurück. Vielleicht erinnern Sie sich an das Bild einer Frau, die gerade aus einem Zug gestiegen ist – und das war’s.

Wenn Ihre digitalen Assets manuell getaggt wurden, ist die Suche mit Begriffen wie „Stadt“, „Zug“ und „Frau“ möglicherweise nicht von Erfolg gekrönt. Wie sollten Sie auch wissen, dass die Person, die das Bild hochgeladen hat, es mit den Begriffen „urban“, „U-Bahn“ und „Dame“ getaggt hat? In diesem Fall wäre das Erraten der Schlüsselbegriffe, die Sie zum richtigen Bild führen, wie Dartspielen. Mit verbundenen Augen.

Intelligente Schlüsselbegriffe sind Metadaten-Tags, die mithilfe künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen automatisch auf digitale Assets angewandt wurden. Wenn Ihr DAM-System Metadaten basierend auf der Art des Bildes automatisch zuweisen kann, stehen Ihre Chancen besser, die gesuchte Datei zu finden.

Die Suche nach den richtigen Schriften birgt ähnliche Herausforderungen. Mit dem richtigen Font-Manager können Sie jedoch eine Liste von Schriften mit bestimmten Eigenschaften als Vorschau anzeigen und binnen Sekunden die Beste auswählen. Und wenn Sie noch keine Favoritenliste haben, lassen sich Ihre Schriften anhand verschiedener Merkmale schnell und effizient auf die richtige Schrift herunterfiltern.

Nachdem Sie nun gefunden haben, wonach Sie suchen, stellt sich die Frage, wie Sie es teilen.

Teilen von Bildern und anderen digitalen Assets

Viele Designer haben wahrscheinlich schon öfter Bekanntschaft mit Situationen wie der aus unserem Beispiel gemacht. Das Finden und Teilen der richtigen digitalen Assets ist die Grundlage eines effektiven Bildmanagement-Workflows. Ebenfalls nicht fremd ist Ihnen sicher

  • Das endlose Hin und Her: „Nein, nicht diese Version, die andere, an der wir gleichzeitig gearbeitet haben.“
  • Zweite Fragerunde: „Besitzen wir die Lizenz für dieses Bild? Wie meinst du das, du weißt es nicht? Kannst du Lucas fragen, unseren PM für diesen Kunden?“
  • Zugriff? Verweigert: „Moment mal, du hast diese Version an alle in ihrem Team per E‑Mail gesendet? Das durfte Tanya doch noch gar nicht sehen. Und Sharon schon gar nicht. Jetzt müssen uns bei ihnen entschuldigen, bevor wir die endgültige Version senden. Ich hoffe nur, dass sie das andere Bild noch nicht verwendet haben.“

Die gemeinsame Nutzung digitaler Assets muss nicht zwangsläufig Paralyse durch Analyse zur Folge haben. Es gibt eine bessere Möglichkeit, digitale Assets zu teilen.

Intuitive DAM-Systeme optimieren Ihren Workflow, indem sie die Weitergabe zum reinsten Kinderspiel machen. Sie wählen einfach die digitalen Assets aus, die Sie teilen möchten, und erstellen mit nur einem Klick ein Online-Portal. So müssen Sie sich nicht erst durch hunderte E‑Mails wühlen, um die richtige Version zu finden. Immer wenn Sie eine Bilddatei aktualisieren, sehen alle, die Zugriff auf das Portal haben, die neueste Version. Und wenn Sie jemanden zum Portal hinzufügen möchten – oder jemandem den Zugriff entziehen müssen – ist dies im Nu erledigt. Das richtige DAM sorgt für eine sichere und einfache gemeinsame Nutzung digitaler Assets.

Wie stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an die richtige Version zum Online-Portal hinzufügen? Vielseitige DAM-Systeme vereinfachen die Versionskontrolle. Die Tools ermöglichen es Ihnen, Dateien in Adobe InDesign, Photoshop oder Illustrator zu ziehen. Dann nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und fügen die Dateien anschließend in wenigen Sekunden wieder zum DAM-System hinzu. Eine Version, keine Ratespiele. So können Sie immer sicher sein, dass Sie die richtige Version mit den Personen teilen, die sie benötigen.

Angenommen Sie finden die richtige Version des besagten Bildes und möchten sie Ihrem Vorgesetzten schicken. Besitzen Sie die Lizenz für dieses digitale Asset? Wenn Sie sich unsicher sind, kann dies Ihren Digital-Asset -Management-Workflow ins Stocken bringen. Am schnellsten lösen Sie das Problem, indem Sie eine neue Version des Bildes kaufen. Dies ist aber auch die teuerste Lösung. Und wenn Sie keine Methode haben, um den Überblick über Ihre Bildlizenzen zu behalten, können Sie sich darauf verlassen, dass Sie diesen Prozess schon bald wiederholen.

Robuste DAM-Systeme können diese zweite Fragerunde verhindern. Sie suchen einfach das, was Sie brauchen, erhalten schnell Ergebnisse und lassen sich Lizenzinformationen zu allen relevanten Assets anzeigen. Mit dem richtigen DAM-System teilen Sie digitale Assets, ohne sich Gedanken machen zu müssen.

Gemeinsame Nutzung von Schriften und Schriftdateien

Bilder sind vielleicht nicht das einzige digitale Asset, das Sie mit anderen zusammen verwenden müssen. Nehmen wir noch einmal das Beispiel von oben, nur mit einer kleinen Wendung:

„Habe gerade vom Kunden erfahren, dass sie einen anderen Ansatz wollen. Brauchen neue Schriften für die Zwischenüberschrift und den Fließtext. Erinnert ihr euch an die Schriften, die wir bei der Tilson-Kampagne letztes Jahr in der ersten Skizzenrunde verwendet haben? So etwas in der Art. Könnt ihr bitte ein paar Schriften raussuchen und mir für die Präsentation morgen schicken?“

Wenn es um die gemeinsame Verwendung digitaler Assets geht, dürfen Schriften nicht außer Acht gelassen werden. Das Teilen von Schriften zwischen verschiedenen Computern kann jedoch knifflig sein:

  • Lesen Sie die Endnutzer-Lizenzvereinbarungen für Schriften immer genau durch (Schrift-EULA). Alle EULAs unterscheiden sich voneinander. Jeder Schrifthersteller erlaubt eine andere Verwendung und auch von Schrift zu Schrift können die Vorgaben unterschiedlich sein. Um das Risiko von unrechtmäßiger Verwendung und Rechtsstreitigkeiten zu minimieren, müssen Sie sich immer an die entsprechende EULA halten. Im Hinblick auf das Teilen von Schriften ist dies besonders wichtig.
  • Um eine Schrift mit Kunden oder Team-Mitgliedern zu teilen, reicht es aus, die Schriftdatei an eine E-Mail anzuhängen. Ja, es ist einfach – und unglaublich riskant. Denn wenn Sie eine Schrift auf diese Weise geteilt haben, woher wissen Sie dann, wie sie verwendet wird? Häufig möchte der Empfänger die Schrift für Zwecke nutzen, die unter den Bedingungen der entsprechenden EULA nicht erlaubt sind. Möglicherweise besitzt er nicht einmal die Lizenz für die Schrift. Viele Unternehmen versuchen, Letzteres durch den übermäßigen Kauf von Schriftlizenzen auszugleichen. Ohne eine umfassende Font-Management-Lösung können Sie so jedoch die Büchse der Pandora öffnen.

Zu guter Letzt: Sind Sie sich sicher, dass Sie ganz genau die richtige Schrift teilen? Sind Sie sich zu hundert Prozent sicher? Es gibt da draußen mindestens eine halbe Million Schriften, benutzerdefinierte Schriften nicht eingeschlossen. Die tatsächliche Anzahl ist also wahrscheinlich noch viel größer.

Was hat dies mit der gemeinsamen Verwendung von Schriften zu tun? Alles.

Wenn Sie nicht in jedem Dokument genau dieselbe Schrift verwenden, kann dies Ihre Markenbotschaft und das Vertrauen Ihrer Kunden untergraben. Kleine Änderungen bei Kerning und Tracking von einer Schriftart zur nächsten können sich im gesamten Dokument ausbreiten, sein Erscheinungsbild verändern und Ihren Workflow zum Scheitern bringen. Viele Font-Management-Lösungen vergleichen Schriften basierend auf einigen wenigen einfachen Attributen. Dies reicht jedoch nicht aus, um eine exakte Schriftabstimmung sicherzustellen.

Kurz gesagt: Das Weitergeben von Schriften per E-Mail ist in mehrfacher Hinsicht ein unnötiges Risiko. Es gibt eine bessere Möglichkeit.

Sichere Font-Management-Lösungen ermöglichen es Ihnen, Arbeitsgruppen mit verschiedenen Schriften und Personen zu erstellen. Auf diese Weise können Sie Schriften nach Projekt und Benutzer teilen. Das Hinzufügen neuer Schriften zu einem Projekt ist in Nullkommanichts erledigt. Bei Bedarf können Sie einer Arbeitsgruppe neue Mitglieder hinzufügen und sie dann nach Projektfertigstellung wieder entfernen. So behalten Sie den Überblick über die Schriftverwendung und Ihre Schriftlizenzen.

Die Alternative zu einem solchen zentralen System zur Schriftweitergabe? Schriftdateien werden per E-Mail und USB-Stick hin- und hergetauscht. Es gibt keine Möglichkeit, Berichte zur Schriftverwendung zu generieren. Keine Transparenz über die Ausgaben für Schriftlizenzen und Schriften. Und keine Möglichkeit, die gemeinsame Nutzung von Schriften zu regulieren.

Wie werden digitale Assets am besten geteilt?

Die richtigen digitalen Assets für Ihr nächstes Projekt zu finden, muss nicht den ganzen Tag dauern. Und das Teilen von Bildern und Schriften muss auch nicht Ihren Workflow unterbrechen. Sparen Sie sich den Stress.

Mit den richtigen Prozessen und Systemen können Sie alle Ihre digitalen Assets schneller und sicherer denn je mit anderen teilen. Wenn Sie Ihre Optionen zu gemeinsamen Bild- und Schriftverwendung abwägen, sollten Sie auf jeden Fall Ihre Anforderungen an Genauigkeit, Geschwindigkeit und Sicherheit berücksichtigen. Wenn Sie sich nur auf einen Faktor konzentrieren und die beiden anderen außer Acht lassen, setzen Sie sich möglicherweise einem größeren Risiko aus, als Sie bereit sind zu übernehmen.

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