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5 conseils pour créer une structure de fichiers organisée comme un pro

Les bonnes pratiques en matière de structure de dossiers ne sont peut-être pas la première chose à laquelle vous pensez lorsque vous travaillez seul ou avec un nombre limité de ressources. Mais lorsque vous travaillez avec des équipes et des projets plus importants, une organisation efficace de la structure de fichiers peut être essentielle à votre flux de travail. En fait, la hiérarchie des dossiers peut faire gagner du temps et de l’énergie à votre équipe, mais aussi lui éviter toute frustration, en simplifiant le stockage et la recherche.

En tant que professionnels de la gestion des ressources numériques, nous avons connu de nombreuses approches en matière de structure de dossiers. D’après notre expérience, une structure de dossiers pyramidale est une excellente option pour les équipes de tous les secteurs. Cependant, si vous et vos collègues trouvez une autre approche qui fonctionne mieux pour vous, foncez. La vraie clé du succès est la cohérence.

Voici quelques conseils sur les bonnes pratiques en matière de structure de fichiers pour vous préparer au succès.

1. Espaces, tirets et traits de soulignement, rien que ça !

Si vous avez déjà cliqué sur un bouton d’annonce ou d’e-mail pour vous retrouver sur une page Web avec une URL criblée de symboles de pourcentage, vous avez pu constater par vous-même comment un système (très probablement Google) gère les espaces. En effet, la technologie et les espaces ne s’accordent pas toujours bien.

Cela peut ne pas constituer un problème si vous enregistrez un fichier sur votre ordinateur avec des espaces. Cependant, les choses peuvent se compliquer si vous essayez de charger ce même fichier sur un serveur ou un système DAM. Tous les systèmes d’exploitation ne reconnaissent pas les espaces de la même manière, ce qui peut entraîner certains problèmes. Les fichiers peuvent être corrompus et même irrécupérables en raison de la présence d’espaces dans le nom du fichier.

C’est la raison pour laquelle de nombreux modèles de structure de dossiers d’entreprise imposent que des tirets ou des traits de soulignement soient utilisés à la place des espaces. C’est juste un peu plus propre.

Cependant, les espaces améliorent également la lisibilité des noms de fichiers pour les lecteurs dyslexiques ou malvoyants. Et la plupart des systèmes d’exploitation ont évolué pour y faire face. Par conséquent, si les traits de soulignement donnent des maux de tête à votre collègue, votre équipe peut décider d’utiliser des espaces. Sachez simplement que vous pouvez rencontrer des problèmes lors de l’utilisation de la structure de dossiers dans une autre instance.

Il est également important de noter que le fait de placer un espace, un trait de soulignement ou tout autre caractère spécial au début d’un nom de dossier va contraindre le dossier à « naviguer » en haut des listes classées par ordre alphabétique. Certaines personnes nomment les fichiers de cette manière pour s’assurer qu’un dossier apparaît avant les autres dossiers. Cependant, cette astuce peut entraîner des problèmes, car le dossier n’apparaît pas à l’endroit habituel. Par exemple, si quelqu’un recherche le dossier « Projets », il peut passer à côté du dossier « _Projets » situé en haut de la liste parce qu’il s’attend à le voir entre les dossiers « Marketing » et « Recherche ». Il risque alors de créer un double du dossier « Projets » sans le trait de soulignement devant, conduisant ainsi à des dossiers concurrents.

La meilleure façon d’éviter les problèmes avec les caractères spéciaux est de définir une convention de dénomination pour tous les dossiers. Cela permet de garantir que tous les membres de votre équipe suivent les mêmes bonnes pratiques en matière de structure de dossiers. Et cette cohérence garantira que rien ne se perd.

2. Éviter les noms de dossiers larges et redondants

Une bonne pratique en matière de structure de dossiers consiste à éviter d’avoir des dossiers concurrents.

Évitez de créer des dossiers dont les catégories se chevauchent. Créez plutôt des dossiers distincts les uns des autres et utilisez l’imbrication pour les organiser selon vos besoins.

Par exemple, si vous avez un dossier de premier niveau nommé « Images » et un autre dossier de premier niveau nommé « Personnes », vous ne souhaitez probablement pas copier la photo d’une personne dans les deux dossiers. Supprimez plutôt l’un des dossiers ou mettez un dossier à l’intérieur de l’autre. Par exemple, le dossier « Images » peut être placé dans le dossier « Personnes ».

Un nom de sujet large convient à un dossier, à condition que des dossiers plus spécifiques soient imbriqués à l’intérieur. Cela facilite la recherche d’un chemin vers une ressource nécessaire et indique également clairement où vos collègues doivent enregistrer de nouvelles ressources dans la structure de dossiers.

3. Créez un modèle et une structure de sous-dossiers (même si les sous-dossiers sont vides)

C’est ce qui permet d’élever la structure de dossiers d’un processus à une forme d’art. Lorsque vous devez créer de nouveaux dossiers, ne le faites pas seulement pour celui dont vous aurez besoin en premier. Planifiez ! Créez cette structure pour tous les dossiers dont vous aurez besoin. Gagnez du temps à long terme, évitez toute confusion et ouvrez la voie à une ère de structure de dossiers bien rangée.

Si la structure de dossiers existante que vous utilisez suit déjà une pratique standard de sous-dossiers imbriqués, lancez-vous et recréez cette structure pour votre nouveau dossier.

Vous pouvez également faire gagner du temps à tous les membres de votre équipe en créant un « modèle », un groupe de dossiers et de sous-dossiers vides qui suivent la structure de dossiers que vous souhaitez conserver pour tous les projets. Cela vous permettra de copier et de coller rapidement le modèle des sous-dossiers dans de nouveaux dossiers au lieu de créer manuellement chaque sous-dossier. Par exemple, chaque dossier créé dans le dossier « Projets » pourrait utiliser un modèle de sous-dossiers « Conception graphique », « Mise en page », « Polices » et « Texte ».

Assurez-vous simplement que les membres de votre équipe ont bien conscience qu’il ne s’agit là que de dossiers de modèle. Sinon, des coéquipiers risquent de les remplir, ce qui irait à l’encontre de l’objectif.

Vous pensez que l’organisation des fichiers est une bonne chose ? Attendez de voir comment votre équipe peut organiser, gérer et distribuer les polices.

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4. Mettre de l’ordre

Il est parfois difficile de supprimer des dossiers mal organisés. Peut-être que vous ne voulez pas offenser celui qui les a créés, ou vous savez juste que prendre en charge le projet ou réorganiser tous ces fichiers pourrait potentiellement entraîner un travail de titan.

Toutefois, une structure de dossiers mal organisée peut provoquer un chaos créatif pour toute votre équipe. Cela donne également un mauvais exemple de la façon dont vos collègues devraient organiser les dossiers, ce qui peut les amener à créer des dossiers plus désordonnés.

Nous vous recommandons de repartir de zéro. Créez un projet en déplaçant des éléments existants au bon endroit dans votre structure de dossiers nouvellement créée. Nous vous recommandons également de définir une date limite à laquelle l’ancien emplacement devient une archive en lecture seule ou sera supprimé.

5. Soyez flexible

L’organisation et la hiérarchie des dossiers sont tout un art, cela ne fait aucun doute. Cependant, à mesure que la technologie évolue, les outils que nous utilisons pour créer des campagnes deviennent de plus en plus automatisés. En d’autres termes, la charge de l’exécution sans faille de la structure de dossiers peut être allégée.

Alors que les outils DAM traditionnels et les techniques de flux de travail reposaient fortement sur l’organisation des dossiers, il existe désormais une nouvelle ère d’outils qui simplifient le processus. Extensis Connect permet à toute votre équipe de trouver exactement ce dont elle a besoin à la vitesse de l’éclair, grâce aux marquages intelligents générés par l’intelligence artificielle, quelle que soit la façon dont les fichiers sont organisés.

Même si les outils que nous utilisons deviennent plus performants, les structures de dossiers organisées procurent un sentiment de calme et augmentent la détectabilité chaque fois que vous travaillez avec un serveur. Elles sont également d’un grand soutien aux collègues qui préfèrent travailler avec cette forme d’organisation locale, et permettent également aux individus de savoir exactement où les fichiers doivent être enregistrés pour une utilisation future.

 

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