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Mit diesen 5 Tipps gelingt Ihnen eine professionell organisierte Dateistruktur

Wenn Sie allein arbeiten oder nur wenige Assets haben, sind Best Practices für eine effiziente Ordnerstruktur nicht unbedingt das, worüber Sie sich am meisten den Kopf zerbrechen. Doch wenn Sie es mit größeren Teams und Projekten zu tun haben, kann eine ordentliche Dateiorganisation Ihren Workflow entscheidend beeinflussen. Tatsächlich spart die richtige Ordnerhierarchie Ihrem Team viel Zeit, Energie und Frust, denn sie sorgt dafür, dass alles übersichtlich und leicht zu finden ist.

Als Experten für Digital Asset Management haben wir schon die unterschiedlichsten Ordnerstrukturen gesehen. Unserer Erfahrung nach hat sich dabei eine pyramidenförmige Ordnerstruktur für Teams aller Branchen als zuverlässige Lösung erwiesen. Sollten Sie und Ihre Kolleg*innen jedoch eine andere Methode finden, die besser für Sie funktioniert – fantastisch! Der wahre Schlüssel zum Erfolg ist Konsistenz.

Nachfolgend finden Sie einige Tipps für eine Dateistruktur, mit der Sie optimal aufgestellt sind.

1. Leerzeichen, Bindestriche, Unterstriche – oh je!

Wenn Sie sich nach dem Anklicken einer Anzeige oder einer E-Mail-Schaltfläche schon einmal auf einer Webseite mit einer URL voller Prozentzeichen wiedergefunden haben, dann wissen Sie aus erster Hand, wie ein System (höchstwahrscheinlich Google) mit Leerzeichen umgeht. Was wir damit sagen wollen: Technologie und Leerzeichen harmonieren nicht immer gut miteinander.

Wenn Sie eine Datei mit einigen Leerzeichen auf Ihrem Rechner speichern wollen, ist das nicht unbedingt ein Problem. Versuchen Sie jedoch, diese Datei auf einen Server oder in ein DAM-System hochzuladen, kann es schon etwas schwieriger werden. Nicht alle Betriebssysteme erkennen Leerzeichen auf dieselbe Weise, was bestimmte Probleme nach sich ziehen kann. Durch Leerzeichen im Dateinamen können Dateien beschädigt werden und sogar unwiederbringlich verloren gehen.

Deshalb verlangen viele Vorlagen für Business-Ordnerstrukturen, dass anstelle von Leerzeichen Bindestriche oder Unterstriche verwendet werden. Das ist einfach ein bisschen übersichtlicher.

Aber: Leerzeichen verbessern unter anderem die Lesbarkeit von Dateinamen für Menschen mit Dyslexie oder Sehschwäche. Außerdem sind die meisten Betriebssysteme inzwischen so weit, dass sie sie problemlos verarbeiten können. Wenn also Unterstriche Ihren Kollegen Kopfschmerzen bereiten, kann ihr Team unter Umständen auch Leerzeichen verwenden. Beachten Sie bitte nur, dass Sie eventuell Probleme bekommen, wenn Sie die Ordnerstruktur in einer anderen Instanz verwenden.

Denken Sie außerdem daran, dass ein Leerzeichen, ein Unterstrich oder ein anderes Sonderzeichen am Anfang eines Ordnernamens dazu führt, dass der Ordner in alphabetisch sortierten Listen an den Anfang gesetzt wird. Bisweilen werden die Zeichen absichtlich so eingefügt, um einen Ordner vor den anderen Ordnern anzuzeigen. Dieser Trick kann jedoch mitunter schiefgehen, da der Ordner dann nicht an seinem üblichen Platz zu finden ist. Sucht ein Mitarbeiter beispielsweise nach dem Ordner „Projekte“, könnte er den mit dem Namen „_Projekte“ am Anfang der Liste übersehen, weil er ihn eigentlich zwischen „Marketing“ und „Research“ erwartet hätte. Möglicherweise erstellt er dann einen zweiten Projeke-Ordner, sodass konkurrierende Ordner entstehen.

Am besten umgeht man Probleme mit Sonderzeichen, indem man eine für alle Ordner geltende Namenskonvention festlegt. So stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Team für die Ordnerstruktur dieselben Best Practices anwendet und dank der so entstehenden Einheitlichkeit nichts verloren geht.

2. Vermeiden Sie zu allgemeine und redundante Ordnernamen

Ein bewährtes Verfahren für eine effiziente Ordnerstruktur ist das Vermeiden von Ordnern, die miteinander in Konflikt stehen.

Legen Sie möglichst keine Ordner an, bei denen sich die Kategorien überschneiden. Erstellen Sie stattdessen Ordner, die klar voneinander abgegrenzt sind, und verschachteln Sie sie entsprechend.

Wenn Sie z. B. einen übergeordneten Ordner mit dem Namen „Bilder“ und einen weiteren übergeordneten Ordner mit dem Namen „Personen“ haben, möchten Sie das Bild einer Person wahrscheinlich nicht in beiden Ordnern haben. Löschen Sie daher lieber den einen oder anderen Ordner oder schieben Sie einen Ordner in einen anderen hinein. So kann zum Beispiel der Ordner „Bilder“ in den Ordner „Personen“ verschoben werden.

Ein sehr allgemeiner Name ist für einen Ordner in Ordnung, solange sich darin weitere Ordner mit spezifischeren Namen befinden. So lässt sich der Pfad zu einem benötigten Asset mühelos finden und Ihre Kollegen wissen genau, wo in der Ordnerstruktur neue Assets gespeichert werden müssen.

3. Erstellen Sie eine Struktur und Vorlage für Unterordner (auch wenn die Unterordner leer sind)

Das ist es, was die Ordnerstruktur vom Prozess zur Kunstform erhebt. Wenn Sie feststellen, dass Sie neue Ordner anlegen müssen, denken Sie nicht nur an den, den Sie in diesem Moment brauchen. Planen Sie im Voraus. Entwickeln Sie eine Struktur für alle Ordner, die Sie benötigen. So sparen Sie langfristig Zeit, vermeiden Unklarheiten und läuten das goldene Zeitalter der aufgeräumten Ordnerstruktur ein.

Folgt die von Ihnen verwendete Ordnerstruktur bereits einem Standardmuster aus verschachtelten Unterordnern, sollten Sie diese Struktur für Ihren neuen Ordner übernehmen.

Außerdem sparen Sie allen Mitgliedern Ihres Teams wertvolle Zeit, indem Sie eine „Vorlage“ erstellen – eine Gruppe leerer Ordner und Unterordner, die der Ordnerstruktur entsprechen, die Sie für alle Projekte anwenden möchten. Die Vorlage der Unterordner lässt sich dann schnell kopieren und in neue Ordner einfügen, sodass Sie nicht jeden Unterordner manuell erstellen müssen. So kann beispielsweise jeder unter „Projekte“ erstellte Ordner eine Vorlage mit den Unterordnern „Artwork“, „Layout“, „Zeichensätze“ und „Text“ verwenden.

Achten Sie nur darauf, dass solche Ordner als Vorlagenordner gekennzeichnet sind. Andernfalls könnte es passieren, dass Teammitglieder sie mit Inhalten füllen, was den eigentlichen Zweck verfehlen würde.

Sie finden, dass das Organisieren von Dateien eine schöne Sache ist? Warten Sie nur, bis Sie sehen, wie Ihr Team Schriften organisieren, verwalten und verteilen kann.

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4. Aufräumaktion

Manchmal ist es nicht angenehm, falsch organisierte Ordner zu löschen. Möglicherweise möchten Sie dem Ersteller nicht zu nahe treten oder Sie wissen einfach, dass die Übernahme des Projekts oder die Neuorganisation all der Dateien zur Herkulesaufgabe werden könnte.

Eine unübersichtliche Ordnerstruktur kann jedoch im gesamten Team zum kreativen Chaos führen. Außerdem ist sie ein schlechtes Beispiel für Ihre Kolleg*innen, weil sie ohne Vorlage oder Orientierung immer weiter unorganisiert Ordner anlegen.

Unsere Empfehlung: Fangen Sie ganz neu an. Machen Sie aus dem Verschieben vorhandener Objekte an den richtigen Platz in Ihrer neu erstellten Ordnerstruktur ein Projekt. Außerdem sollten Sie einen Stichtag festlegen, an dem der alte Speicherort entweder zu einem schreibgeschützten Archiv oder gelöscht wird.

5. Seien Sie flexibele

Ordnerhierarchie und -organisation sind eine Kunst für sich, keine Frage. Mit der fortschreitenden Weiterentwicklung werden die Tools, die wir für die Erstellung von Kampagnen verwenden, jedoch immer stärker automatisiert. Mit anderen Worten: Die Mühe, eine einwandfreie Ordnerstruktur zu führen, könnte irgendwann hinfällig werden.

Während traditionelle DAM-Tools und Workflow-Techniken hauptsächlich auf der Ordnerorganisation basiert haben, gibt es jetzt eine neue Ära von Tools, die den Prozess rationalisieren. Mit Extensis Connect findet Ihr Team dank KI-generierter Smart Tags innerhalb kürzester Zeit genau das, was es braucht – und zwar unabhängig davon, wie die Dateien organisiert sind.

Doch auch wenn unsere Tools immer leistungsfähiger werden, sorgen organisierte Ordnerstrukturen bei der Arbeit mit einem Server für mehr Ruhe und eine bessere Auffindbarkeit. Außerdem unterstützen sie Kolleg*innen, die eine lokale Organisation bevorzugen, und zeigen ihnen genau, wo Dateien für die spätere Verwendung gespeichert werden sollen.

 

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