Wo sie angefangen haben

Die Kommunikations- und Marketingabteilung (CMD) der UCT ist für alle Websites der Universität verantwortlich und dient als zentrale Stelle für die Erstellung und das Speichern digitaler Medien. Ein Team von mehr als 45 Mitgliedern in sechs Abteilungen kümmert sich um die Online-Präsenz des Insituts, organisiert Besuche und Veranstaltungen, setzt sich mit den Medien und den sozialen Medien auseinander und erstellt Content zu Neuigkeiten für die Universität.

Diese sechs Abteilungen betreuen die gesamte Universität einschließlich der sechs Fakultäten und Verwaltungsabteilungen. Die Kommunikations- und Marketingabteilung ist das Kommunikationszentrum für die gesamte Universität und kämpfte allmählich mit Speicherplatzkapazitäten. Insbesondere mit seiner umfangreichen Bibliothek von Videocontent. Das Team stand auch vor der Herausforderung, daß deren digitaler Content über verschiedene Abteilungen, Festplatten und CDs verteilt war.

2017 entschied das CMD-Team, eine Lösung zu suchen, um dieser Probleme Herr zu werden und den Gesamtwert seiner digitalen Assets zu steigern.

Nico Badenhuizen, leitender PHP-Entwickler an der UCT, erläutert: „Unsere Assets hatten nur einen sehr geringen Wert. Entweder weil wir nicht wussten, dass sie überhaupt existierten, oder weil es fast unmöglich war, sie zu finden. Und wenn überhaupt, dann dauerte es sehr, sehr lange, bis wir sie gefunden hatten. Die Suche nach einer DAM-Lösung wurde unumgänglich.“

Ihre Ziele

Um die Universität effektiv betreuen zu können, musste das CMD-Team

die Auffindbarkeit und den Gesamtwert der digitalen Assets verbessern;

Speicherkapazität durch die Zentralisierung seiner Assets gewinnen;

Redundanzen abbauen;

einen konsistenten Prozess zum Erfassen von Metadaten einführen;

eine einfache und intuitive Lösung für alle Benutzer bereitstellen, die einfach aufzusetzen und günstig ist;

den Zugang zu sensiblen, digitalen Inhalten sperren und einschränken.

Die
Lösung

Die UTC prüfte mehrere Lösungen und entschied sich aufgrund seiner Benutzerfreundlichkeit und schnellen Implementierung für Extensis Portfolio. Portfolio erwies sich auch als weitaus günstiger als die Konkurrenzprodukte.

Innerhalb des ersten Nutzungsmonats hat die UCT mehr als 250.000 vorhandene Assets migriert. Nico, der Projektleiter, zog Assets von unterschiedlichen Stellen in Portfolio und konnte sie mit den von Portfolio verwalteten Upload- und Katalogisierungsfunktionen ganz einfach ordnen.

Nachdem die erste Welle von Assets hinzugefügt worden war, brachte Nico seinen Kollegen nach und nach die Nutzung von Portfolio bei. Das dauerte nicht länger als 15 Minuten pro Person.

Inzwischen erstellen die Benutzer und Teilteams ihre eigenen Kataloge. Und dank der stabilen Metadatenfunktionen von Portfolio werden Dateien automatisch mit Schlagwörtern versehen, die aus den Datei- und Ordnernamen stammen.

Darüber hinaus stellt die Vaultfunktion von Portfolio sicher, dass vertrauliche Dateien genauso behandelt werden und geschützt sind.

Nico merkte an: „Möglicherweise kann nicht immer gewährleistet werden, dass der Zugriff auf ein Gerät zu 100 % sicher ist. Der Vault ist interessant, weil er Content schützt und verschlüsselt. Damit ist Ihr Content sicher unter Verschluss, was Ihnen das Leben erleichtert.“

Die Ergebnisse

Seit der Bereitstellung von Extensis Portfolio sind die einstigen Probleme des CMD-Teams hinsichtlich der Suche nach Assets praktisch beseitigt.

Nico stellte spezifische Szenarien zusammen, in denen Portfolio den gesamten Workflow und die Effizienz des Teams beeinflusst hat:

„Im Rahmen einer institutionellen Bewertung, die die Arbeit unseres früheren Vizekanzlers beschreibt, musste das Redaktionsteam alle Stellen finden, an denen sein Name in Veröffentlichungen erwähnt wurde. Dazu alle, während seiner Amtszeit aufgenommenen Fotos und andere Inhalte, die sich auf ihn bezogen. Bisher hat es ewig gedauert, sämtlichen verfügbaren Content zu durchsuchen und die relevanten Assets zu finden. Und ich bin mir ziemlich sicher, dass viele relevante Inhalte übersehen wurden, weil sie einfach nicht auffindbar waren. Portfolio machte das Finden von Content schnell und einfach und lieferte weit mehr Assets , als unsere herkömmlichen Suchmethoden.“

Ein anderes Beispiel:

„Letztes Jahr, gleich nachdem wir das DAM aufgesetzt hatten, hatte ich eine Anfrage für alle Assets, die mit einem Professor zu tun hatten. Damals gab es Anfragen von mehreren Seiten bezüglich Bilder, Fotos und allem, was wir hatten – und alle wollten sie schnell haben. Ich ging an meinen PC und 10 Minuten später hatte ich ihnen jedes einzelne Asset per E-Mail zugeschickt, das ich finden konnte. Was früher Tage gedauert hätte, nahm nun buchstäblich 10 Minuten in Anspruch – ein enormer Unterschied in der Bearbeitungszeit.“

Nico stellte fest, dass die schnelle Bearbeitungszeit für die Zusammenarbeit zwischen der UCT und den Medien besonders hilfreich war.

„Wenn die Medien nachfragen, muss man schnell reagieren können. Die haben nicht tagelang Zeit, um nach den relevanten Assets zu suchen. Wenn ein Artikel kein passendes Bild oder Video enthält, nimmt die Wahrscheinlichkeit, dass er von den Medienunternehmen genommen wird, exponentiell ab. Ein Foto zu einer Medienmitteilung ist daher fast genauso wichtig wie die Medienmitteilung selbst. Wir haben oft keine Zeit, nach dem richtigen Content zu suchen. Daher war für uns die schnelle Abwicklung durch Portfolio sehr wichtig.“

Portfolio bietet nicht nur kürzere Durchlaufzeiten, sondern auch einen teamübergreifenden gemeinsamen Zugriff. Dies bietet Einzelnen einen breiteren Zugang zu den Assets der UCT und fördert die allgemeine Nutzung und die Wertsteigerung ihrer digitalen Medien.

100 %

Wertsteigerung der Assets

10 MINUTEN

vs tagelanger Suche nach Assets

15 MINUTEN

Schulung, damit alle Beteiligten loslegen können

Extensis Portfolio im Einsatz erleben

Möchten Sie wissen, was Portfolio für Sie tun kann? Wir zeigen es Ihnen gerne.

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+ Kundenreferenz

Wenn Sie mich fragen, wie viel besser man an unsere digitalen Assets kommt, würde ich in vielen Fällen sagen „100 % besser“. Denn sie befinden sich wirklich an einer Stelle, die Sie finden und nicht auf einem externen Laufwerk, das Sie nicht mehr im Kopf haben.

- Nico Badenhuizen

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