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Les débuts

Le service Communication et marketing de l’UCT s’occupe de tous les sites web de l’université et centralise et conserve tous les fichiers numériques créés. Plus de 45 personnes travaillent dans ce service, qui est divisé en six unités. Elles gèrent la présence en ligne de l'institution, organisent des visites et des événements, communiquent avec les médias et les réseaux sociaux, et rédigent les publications de l'université.

Les six unités sont au service de l’ensemble de l’université, ce qui comprend les six facultés et les différents services administratifs. Ce service, qui est la plaque tournante de la communication de toute l’université, commençait à manquer d’espace de stockage, notamment pour ses nombreuses vidéos. De plus, les fichiers numériques étaient dispersés sur plusieurs ordinateurs, disques durs et CD.

En 2017, l'équipe Communication et marketing a décidé qu’elle avait besoin d’une solution pour rationaliser les processus et accroître la valeur des ressources numériques.

Comme le fait remarquer Nico Badenhuizen, développeur PHP : « Nos ressources n'avaient pas une grande valeur parce que nous ne savions même pas qu’elles existaient dans certains cas ou parce que nous ne parvenions pas à les retrouver facilement quand nous en avions besoin et nous perdions beaucoup de temps. Il devenait indispensable de recourir à une solution de gestion des ressources numériques.

Les objectifs

Pour mieux répondre aux attentes de l'université, l'équipe Communication et marketing devait :

  • Faciliter la recherche des fichiers numériques et en accroître la valeur
  • Stocker efficacement les ressources en les centralisant
  • Diminuer le nombre de fichiers redondants
  • Mettre en place un processus systématique de saisie des métadonnées
  • Déployer une solution simple et intuitive pour tous les utilisateurs, facile à mettre en œuvre et rentable
  • Sécuriser et restreindre l'accès aux fichiers confidentiels

 

La
Solution

Après avoir évalué plusieurs solutions, l’équipe a choisi Extensis Portfolio, pour sa facilité d’utilisation et sa rapidité de mise en œuvre. Portfolio s’est également révélé beaucoup plus abordable que les produits concurrents.

L’UCT a transféré plus de 250 000 ressources existantes au cours du premier mois d'utilisation. Nico, le chef de projet, a regroupé les ressources qui étaient dispersées et a pu les organiser facilement grâce aux fonctionnalités de gestion des transferts et de catalogage de Portfolio.

Nico a ensuite appris à ses collègues à se servir de Portfolio. En une quinzaine de minutes seulement, ils étaient en mesure d'utiliser la solution.

Aujourd’hui, les utilisateurs peuvent créer leurs propres catalogues ; grâce aux fonctionnalités performantes de gestion des métadonnées de Portfolio, des mots-clés tirés des noms de dossiers et de fichiers sont automatiquement associés aux ressources.

En outre, Portfolio comprend un coffre qui garantit la confidentialité et la sécurité des fichiers confidentiels.

Nico a déclaré : « Il est parfois difficile de garantir que l’accès à un ordinateur est complètement sécurisé. Les contenus placés dans le coffre de Portfolio sont chiffrés et conservés en toute sécurité, ce qui est très rassurant. »

Les résultats

Le déploiement d’Extensis Portfolio a mis fin aux difficultés rencontrées que l'équipe Communication et marketing pour trouver les ressources.

Nico a cité plusieurs exemples des gains de productivité obtenus depuis que l’équipe utilise Portfolio :

« Dans le cadre d’une évaluation institutionnelle retraçant le travail de notre ancien président, l’équipe chargée des articles de presse voulait retrouver toutes les occurrences du nom du président dans nos publications, toutes les photos prises pendant son mandat et tous les contenus associés à ce mandat. Avant, passer en revue toutes les ressources aurait pris un éternité. En plus, je suis sûr que nous serions passés à côté de contenus très intéressants. Portfolio facilite et accélère la recherche des contenus, et donne beaucoup plus de résultats que les méthodes de recherche que nous employions auparavant. »

Un autre exemple :

« L'année dernière, juste après l'implémentation du système de gestion des ressources numériques, quelqu’un m'a demandé toutes les ressources relatives à un professeur. Nous devions lui fournir dans les meilleurs délais les images, photos et tous les autres documents que nous possédions sur lui. Je me suis assis devant mon ordinateur et 10 minutes plus tard, j'avais envoyé toutes les ressources demandées. Le temps nécessaire pour effectuer les tâches a été considérablement réduit depuis que nous utilisons notre système de gestion des ressources numériques.

Nico a précisé que la réduction des délais avait permis d'améliorer grandement les relations presse de l’université.

« Nous répondons beaucoup plus vite aux demandes des journalistes. Nous sommes capables de trouver des fichiers spécifiques en un rien de temps. Un article sans image ou sans vidéo a moins de chance d’intéresser les médias. La photo qui accompagne un communiqué de presse est donc presque aussi importante que le texte de la publication. Comme nous n’avons généralement pas le temps de tout fouiller pour trouver le contenu adéquat, la rapidité des résultats fournis par Portfolio constitue pour nous un atout majeur. »

Outre sa rapidité, Portfolio présente aussi l'avantage de procurer un accès partagé aux ressources, facilitant ainsi l'accès aux fichiers de l’UCT, ce qui augmente la valeur et l'utilisation des ressources numériques.

100%

d'augmentation de la valeur des ressources

10 MINUTES

pour trouver les ressources (alors que cela prenait des jours entiers avant)

15 MINUTES

suffisent pour apprendre à utiliser la solution

Découvrir les fonctionnalités de Portfolio

Vous voulez savoir ce que Portfolio peut vous apporter ? Laissez-nous vous montrer !

 

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+ Témoignage client

Notre accès aux ressources est beaucoup plus facile, parce que nous savons qu’elles sont dans un emplacement centralisé ; elles ne se trouvent plus sur un disque externe rangé on ne sait où.

- Nico Badenhuizen

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