Organisez vos ressources grâce à Extensis Connect // Mettez à jour Suitcase Fusion
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Les produits d’Extensis répondent aux besoins des créatifs indépendants comme des grandes organisations.
Ajoutez le partage des polices dans le cloud à votre solution Suitcase Fusion.
Organisez et distribuez les polices dans l'ensemble de votre organisation.
Gestion des ressources numériques sur le cloud pour les petites équipes.
Ajoutez des possibilités d'impression, des outils de mesure et des systèmes de projection à GeoViewer.
Utilisez une visionneuse complète pour afficher vos fichiers MrSID, images raster, nuages de points LiDAR, etc.
Ouvrez des fichiers MrSID directement dans Adobe Photoshop.
Laissez votre équipe accéder facilement aux ressources dont elle a besoin pour rester productive.
Pour les personnes ayant des besoins bien précis en matière de gestion des...
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Pour les grandes entreprises pour qui la gestion des ressources est...
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Améliorez votre processus de travail en automatisant certaines tâches clés.
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Le temps nécessaire pour trouver une image est passé de 15 minutes à 30 secondes depuis que la Banque mondiale utilise Portfolio
L’université du Cap (UCT) est l’université la plus ancienne d’Afrique du Sud et est acutellement la meilleur université en Afrique. Leader dans l’enseignement et la recherche, l’UCT comprend six facultés (Commerce, Ingénierie et construction, Droit, Sciences de la santé, Lettres et Sciences) et compte 28 600 étudiants et 5 000 universitaires et membres du personnel administratif.
L’UCT ambitionne de devenir un lieu d’enseignement supérieur incontournable pour l’Afrique du Sud, le reste de l’Afrique et le reste du monde. L'université tire profit des réseaux mondiaux en pleine croissance et de sa position distincte en Afrique pour aborder les grandes problématiques de son environnement social et naturel en menant un travail de recherche innovant.
Le service Communication et marketing de l’UCT s’occupe de tous les sites web de l’université et centralise et conserve tous les fichiers numériques créés. Plus de 45 personnes travaillent dans ce service, qui est divisé en six unités. Elles gèrent la présence en ligne de l'institution, organisent des visites et des événements, communiquent avec les médias et les réseaux sociaux, et rédigent les publications de l'université.
Les six unités sont au service de l’ensemble de l’université, ce qui comprend les six facultés et les différents services administratifs. Ce service, qui est la plaque tournante de la communication de toute l’université, commençait à manquer d’espace de stockage, notamment pour ses nombreuses vidéos. De plus, les fichiers numériques étaient dispersés sur plusieurs ordinateurs, disques durs et CD.
En 2017, l'équipe Communication et marketing a décidé qu’elle avait besoin d’une solution pour rationaliser les processus et accroître la valeur des ressources numériques.
Comme le fait remarquer Nico Badenhuizen, développeur PHP : « Nos ressources n'avaient pas une grande valeur parce que nous ne savions même pas qu’elles existaient dans certains cas ou parce que nous ne parvenions pas à les retrouver facilement quand nous en avions besoin et nous perdions beaucoup de temps. Il devenait indispensable de recourir à une solution de gestion des ressources numériques.
Pour mieux répondre aux attentes de l'université, l'équipe Communication et marketing devait :
Après avoir évalué plusieurs solutions, l’équipe a choisi Extensis Portfolio, pour sa facilité d’utilisation et sa rapidité de mise en œuvre. Portfolio s’est également révélé beaucoup plus abordable que les produits concurrents.
L’UCT a transféré plus de 250 000 ressources existantes au cours du premier mois d'utilisation. Nico, le chef de projet, a regroupé les ressources qui étaient dispersées et a pu les organiser facilement grâce aux fonctionnalités de gestion des transferts et de catalogage de Portfolio.
Nico a ensuite appris à ses collègues à se servir de Portfolio. En une quinzaine de minutes seulement, ils étaient en mesure d'utiliser la solution.
Aujourd’hui, les utilisateurs peuvent créer leurs propres catalogues ; grâce aux fonctionnalités performantes de gestion des métadonnées de Portfolio, des mots-clés tirés des noms de dossiers et de fichiers sont automatiquement associés aux ressources.
En outre, Portfolio comprend un coffre qui garantit la confidentialité et la sécurité des fichiers confidentiels.
Nico a déclaré : « Il est parfois difficile de garantir que l’accès à un ordinateur est complètement sécurisé. Les contenus placés dans le coffre de Portfolio sont chiffrés et conservés en toute sécurité, ce qui est très rassurant. »
Le déploiement d’Extensis Portfolio a mis fin aux difficultés rencontrées que l'équipe Communication et marketing pour trouver les ressources.
Nico a cité plusieurs exemples des gains de productivité obtenus depuis que l’équipe utilise Portfolio :
« Dans le cadre d’une évaluation institutionnelle retraçant le travail de notre ancien président, l’équipe chargée des articles de presse voulait retrouver toutes les occurrences du nom du président dans nos publications, toutes les photos prises pendant son mandat et tous les contenus associés à ce mandat. Avant, passer en revue toutes les ressources aurait pris un éternité. En plus, je suis sûr que nous serions passés à côté de contenus très intéressants. Portfolio facilite et accélère la recherche des contenus, et donne beaucoup plus de résultats que les méthodes de recherche que nous employions auparavant. »
Un autre exemple :
« L'année dernière, juste après l'implémentation du système de gestion des ressources numériques, quelqu’un m'a demandé toutes les ressources relatives à un professeur. Nous devions lui fournir dans les meilleurs délais les images, photos et tous les autres documents que nous possédions sur lui. Je me suis assis devant mon ordinateur et 10 minutes plus tard, j'avais envoyé toutes les ressources demandées. Le temps nécessaire pour effectuer les tâches a été considérablement réduit depuis que nous utilisons notre système de gestion des ressources numériques.
Nico a précisé que la réduction des délais avait permis d'améliorer grandement les relations presse de l’université.
« Nous répondons beaucoup plus vite aux demandes des journalistes. Nous sommes capables de trouver des fichiers spécifiques en un rien de temps. Un article sans image ou sans vidéo a moins de chance d’intéresser les médias. La photo qui accompagne un communiqué de presse est donc presque aussi importante que le texte de la publication. Comme nous n’avons généralement pas le temps de tout fouiller pour trouver le contenu adéquat, la rapidité des résultats fournis par Portfolio constitue pour nous un atout majeur. »
Outre sa rapidité, Portfolio présente aussi l'avantage de procurer un accès partagé aux ressources, facilitant ainsi l'accès aux fichiers de l’UCT, ce qui augmente la valeur et l'utilisation des ressources numériques.
d'augmentation de la valeur des ressources
pour trouver les ressources (alors que cela prenait des jours entiers avant)
suffisent pour apprendre à utiliser la solution
Vous voulez savoir ce que Portfolio peut vous apporter ? Laissez-nous vous montrer !
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+ Témoignage client
Notre accès aux ressources est beaucoup plus facile, parce que nous savons qu’elles sont dans un emplacement centralisé ; elles ne se trouvent plus sur un disque externe rangé on ne sait où.
- Nico Badenhuizen
Utilisez ce guide pour trouver la façon la plus efficace de mettre en œuvre une solution de gestion des ressources numériques dans votre organisation.
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