Les débuts
Le service Communication et marketing de l’UCT s’occupe de tous les sites web de l’université et centralise et conserve tous les fichiers numériques créés. Plus de 45 personnes travaillent dans ce service, qui est divisé en six unités. Elles gèrent la présence en ligne de l'institution, organisent des visites et des événements, communiquent avec les médias et les réseaux sociaux, et rédigent les publications de l'université.
Les six unités sont au service de l’ensemble de l’université, ce qui comprend les six facultés et les différents services administratifs. Ce service, qui est la plaque tournante de la communication de toute l’université, commençait à manquer d’espace de stockage, notamment pour ses nombreuses vidéos. De plus, les fichiers numériques étaient dispersés sur plusieurs ordinateurs, disques durs et CD.
En 2017, l'équipe Communication et marketing a décidé qu’elle avait besoin d’une solution pour rationaliser les processus et accroître la valeur des ressources numériques.
Comme le fait remarquer Nico Badenhuizen, développeur PHP : « Nos ressources n'avaient pas une grande valeur parce que nous ne savions même pas qu’elles existaient dans certains cas ou parce que nous ne parvenions pas à les retrouver facilement quand nous en avions besoin et nous perdions beaucoup de temps. Il devenait indispensable de recourir à une solution de gestion des ressources numériques.
