Qu’est-ce que le cycle de vie des ressources numériques ?

Le cycle de vie des ressources numériques désigne la manière dont un fichier numérique est utilisé dans le cadre d’un processus de travail, de sa création à son retrait et à son archivage, en passant par plusieurs étapes intermédiaires.

1. Analyser/Vérifier/Évaluer
2. Acquérir/Créer
3. Renouveler/Modifier
4. Diffuser/Publier/Partager/Distribuer
5. Stocker/Archiver/Rechercher
6. Adapter/Recycler
7. Mettre au rebut

Analyser/Vérifier/Évaluer

Pourquoi commencer par une évaluation ? Parce que vous ne parviendrez pas à créer sans avoir au préalable réfléchi à vos besoins.

Dans bien des cas, vous vous rendrez certainement compte que vous pouvez vous servir de diverses ressources que vous possédez déjà pour produire les nouvelles ressources numériques. Prenons l’exemple d'un fichier PDF qui contient plusieurs polices et images, dont vous possédez les licences d’exploitation. Ce sont là des ressources numériques.

Pendant la phase d'évaluation, les créateurs et les chefs de projets font le bilan de l’état actuel et de la valeur potentielle d'une nouvelle ressource numérique, de son coût et de son processus de production. Ils pourront ainsi gérer cette ressource de façon optimale.

Acquérir/Créer

Certaines ressources sont créées en interne tandis que d'autres sont confiées à des prestataires externes.

Renouveler/Passer en revue/Valider

La production de contenus est rarement un processus linéaire. Vous effectuez des recherches et ajoutez des fils conducteurs pour apporter des améliorations au contenu afin qu’il remplisse ses objectifs le mieux possible. Ce faisant, vous pouvez découvrir des trésors cachés dans vos catalogues de ressources, que vous n'aviez pas encore eu l’idée d’exploiter.

Publier/Distribuer/Partager/Diffuser

L'étape de la publication consiste à partager vos ressources avec vos clients ou avec les membres de votre équipe en interne. Les destinataires reçoivent les contenus créés, et l’efficacité de ces créations peut commencer à être mesurée.

Stocker/Archiver/Rechercher

Lorsque vous avez terminé l'étape de création des ressources numériques et que vous les avez transmises à leurs destinataires, vous devez recourir à un système de stockage des ressources, afin de pouvoir les retrouver et les réutiliser facilement. L'ajout de métadonnées aux fichiers permettra aux membres de l’équipe de les localiser aisément. Ils pourront notamment les consulter pour y puiser de l’inspiration pour les prochains projets créatifs. Ils pourront même en tirer pleinement profit, en les réutilisant, comme nous allons le voir à l'étape suivante.

Adapter/Recycler

L’e-book, la vidéo ou le PDF que votre équipe a créé a fait un tabac ? N’en restez pas là. Tirez-en des enseignements précieux pour la suite. En adaptant et en recyclant des contenus existants, vous retirez le maximum de valeur de vos ressources. Assurez aussi un suivi détaillé de vos ressources pour vérifier que vous disposez toujours des licences valides pour utiliser telle image ou telle police, ou déterminer si vous avez besoin d'acheter de nouvelles polices ou images. Cette étape vous permettra de réduire les coûts et de maximiser le rendement global de vos investissements.

Mettre au rebut

Vous avez exploité pleinement vos ressources numériques et arrive le moment de les retirer de la circulation. Vous devez notamment éliminer les fichiers qui ne correspondent plus à l’image de votre marque (ancien logo, message obsolète, design passé de mode, etc.). Contrairement aux ressources stockées ou archivées, les ressources mises au rebut n’apparaissent plus dans les résultats de recherche dans vos collections. Ainsi, ces ressources ne sont pas confondues avec les fichiers plus actuels et ne risquent pas d’être utilisées à mauvais escient. Toutefois, vous pouvez toujours accéder à ces ressources. Elles sont simplement conservées dans un emplacement distinct. Vous pouvez même songer à compresser ces fichiers pour économiser de la bande passante.

Qu’est-ce que l’écosystème des ressources numériques ?

Chaque ressource numérique possède un cycle de vie qui lui est propre, mais n’est pas isolée des autres fichiers. Les cycles présentent des liens entre eux et des interdépendances existent aussi avec les utilisateurs. Les ressources sont plus que de simples fichiers. Elles représentent le tissu conjonctif qui solidarise le travail de l’ensemble des acteurs du processus créatif et permet aux entreprises de prospérer.

C’est en ayant pleinement conscience de ces interconnexions que vous pourrez prendre des décisions éclairées. Les métadonnées, l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique contribuent à améliorer les systèmes de suivi et d'analyse des ressources numériques. À partir du suivi et des analyses dont elles disposent, les entreprises décryptent leur fonctionnement, dévoilent leurs atouts et réfléchissent aux actions à mener pour faire toujours mieux.

Les ressources numériques prennent encore plus de valeur, car elles influent sur les réflexions et les décisions des entrepreneurs. Les entreprises qui œuvrent à plus de transparence dans leurs processus :

• Connaissent la valeur et le taux de rendement de ressources spécifiques
• Peuvent concevoir des moyens d'améliorer les processus de gestion des ressources et les processus de travail de manière générale
• S'appuient sur leurs données pour mettre en évidence les vides à combler, les contenus nécessaires et les bonnes pratiques
• Savent qui sont les équipes et les salariés les plus productifs
• Établissent des liens spécifiques entre leurs ressources numériques et leurs clients

Chez Extensis, nous pensons que l'avenir de la gestion des ressources numériques réside dans l’analyse des interdépendances. En ce sens, nous concevons des outils toujours plus perfectionnés qui vous donnent des indications précises sur les résultats de l’utilisation indépendante et coordonnée de vos ressources créatives, y compris les images et les polices.