Accroître la valeur de ses ressources avec Portfolio

Le déploiement d’Extensis Portfolio a mis fin aux difficultés rencontrées que l'équipe Communication et marketing pour trouver les ressources.

Nico a cité plusieurs exemples des gains de productivité obtenus depuis que l’équipe utilise Portfolio :

« Dans le cadre d’une évaluation institutionnelle retraçant le travail de notre ancien président, l’équipe chargée des articles de presse voulait retrouver toutes les occurrences du nom du président dans nos publications, toutes les photos prises pendant son mandat et tous les contenus associés à ce mandat. Avant, passer en revue toutes les ressources aurait pris un éternité. En plus, je suis sûr que nous serions passés à côté de contenus très intéressants. Portfolio facilite et accélère la recherche des contenus, et donne beaucoup plus de résultats que les méthodes de recherche que nous employions auparavant. »

Un autre exemple :

« L'année dernière, juste après l'implémentation du système de gestion des ressources numériques, quelqu’un m'a demandé toutes les ressources relatives à un professeur. Nous devions lui fournir dans les meilleurs délais les images, photos et tous les autres documents que nous possédions sur lui. Je me suis assis devant mon ordinateur et 10 minutes plus tard, j'avais envoyé toutes les ressources demandées. Le temps nécessaire pour effectuer les tâches a été considérablement réduit depuis que nous utilisons notre système de gestion des ressources numériques.

Nico a précisé que la réduction des délais avait permis d'améliorer grandement les relations presse de l’université.

« Nous répondons beaucoup plus vite aux demandes des journalistes. Nous sommes capables de trouver des fichiers spécifiques en un rien de temps. Un article sans image ou sans vidéo a moins de chance d’intéresser les médias. La photo qui accompagne un communiqué de presse est donc presque aussi importante que le texte de la publication. Comme nous n’avons généralement pas le temps de tout fouiller pour trouver le contenu adéquat, la rapidité des résultats fournis par Portfolio constitue pour nous un atout majeur. »

Outre sa rapidité, Portfolio présente aussi l'avantage de procurer un accès partagé aux ressources, facilitant ainsi l'accès aux fichiers de l’UCT, ce qui augmente la valeur et l'utilisation des ressources numériques.