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Les polices et les ressources numériques, enfin ensemble. Découvrez les nouveautés d’Extensis Connect

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Où ils ont commencé

Seize personnes travaillent en interne au sein de l'équipe Marketing/Image de marque de Sustrans et collaborent avec des professionnels de la communication et des partenaires extérieurs pour faire connaître les activités et la mission de l’organisation.

Sustrans souhaitait faire en sorte que tous les communicants puissent accéder à l’ensemble des fichiers de l’organisation, y compris les photos des événements. L’organisation ayant accumulé plus de 60 000 images et fichiers visuels depuis 2015, cette tâche pouvait sembler insurmontable.

Leurs objectifs

  • Disposer d’un espace centralisé où regrouper l’ensemble des ressources numériques
  • Permettre à tous les utilisateurs, aussi bien au Royaume-Uni qu’en Irlande, de trouver et de télécharger les ressources
  • Garantir le respect des dispositions du Règlement général sur la protection des données relatives à l’utilisation des photographies

La
Solution

Le Règlement général sur la protection des données, qui a été adopté récemment en Europe, impose certaines restrictions juridiques concernant l’utilisation de photographies d'événements publics et le stockage de données personnelles. Pour être en règle, l’ONG peut désormais assurer le suivi de chaque image sur tous les canaux de marketing et de communication. Les employés de Sustrans peuvent facilement localiser un fichier, savoir où il a été publié et même le retirer si son utilisation n’est plus autorisée.

Les photos des événements publics posent souvent des difficultés. Kate Strange, directrice marketing et responsable de l’image de la marque, explique : « Il arrive qu’une personne nous accorde le droit d'utiliser son image, puis revienne sur sa décision après avoir vu sa photo sur notre site web. Nous devons alors retrouver le fichier d’origine pour supprimer l’image, vérifier qu’elle n’est utilisée nulle part ailleurs et en interdire l'utilisation. Portfolio est devenu notre précieux allié, qui nous permet de trouver rapidement les fichiers et de supprimer les ressources que nous ne devons plus utiliser. »

Les résultats

L’équipe Marketing/Image de marque tire pleinement parti des avantages de Portfolio. En outre, Sustrans permet désormais aux membres des autres équipes d'accéder également aux fonctionnalités de recherche et de téléchargement des ressources, pour simplifier la gestion de leurs projets.

L’ONG se sert aussi de Portfolio Flow, l'application d’Extensis pour Android et iOS. Les utilisateurs peuvent ainsi transférer des fichiers et ajouter des métadonnées aux ressources à partir de leur appareil mobile.

« Portfolio est notre unique espace de stockage, déclare Kate Strange. Dans une structure décentralisée comme la nôtre, il est essentiel de conserver l’ensemble des ressources dans un même espace, auquel tous les utilisateurs peuvent accéder. »

Les temps d'arrêt de Portfolio sont rares et les nouveaux utilisateurs comprennent vite comment utiliser le produit. De plus, l’organisation a produit des tutoriels en vidéo que les employés peuvent consulter pour optimiser encore plus l’usage du logiciel.

RESPECT DU RGPD

garanti

MEILLEUR

Accès pour tous

SPACE DE STOCKAGE

Centralisé

Découvrez les fonctionnalités d’Extensis Portfolio

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Nous plaçons toutes nos images dans Portfolio, qui s'avère très utile. Comme nous l’utilisons depuis longtemps, tout le monde a le réflexe de s’en servir pour trouver précisément l’élément recherché. On ne pourrait vraiment plus s’en passer !

- Kate Strange
Directrice marketing
Sustrans

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