Comprendre l’enjeu de la gestion des ressources numériques

Les ressources numériques sont tous les éléments de contenu numérique qui ont une valeur pour votre organisation ou votre équipe. Pour que votre équipe soit efficace, votre contenu numérique doit être consultable et accessible.

Lorsque les ressources numériques sont désorganisés et difficiles à trouver, les équipes créatives et administratives sont soumises à une pression inutile. La production peut être considérablement retardée. Les fichiers perdus ou égarés peuvent entraîner le rachat ou la recréation de tâches à partir de zéro, ce qui entraîne des coûts inutiles. De plus, votre équipe perd un temps précieux si elle passe des heures à chercher des dossiers. Les membres de votre organisation peuvent ne pas respecter les délais prévus parce qu’ils passent leur temps à rechercher des dossiers pour eux-mêmes ou pour les autres, au lieu de se concentrer sur leur tâches. Du temps est perdu, des ressources sont gaspillées et le moral des équipes est au plus bas.

La gestion des ressources numériques peut briser ce cycle et ramener de l’ordre dans les flux de travail de votre équipe. Une gestion des ressources numériques solide peut organiser les ressources de manière à ce qu’elles puissent être facilement classées, recherchées, récupérées, archivées et partagées. Pour les membres précieux de votre équipe, cela se traduit par une optimisation du flux de travail, une amélioration de la communication, un gain de temps et une réduction des demandes de production. Notre technologie ne se contente pas de vous aider à maximiser la valeur de vos ressources numériques, elle vous permet de travailler à votre plein potentiel.

Extensis Connect

Vous voulez ramener de l’ordre dans vos processus une bonne fois pour toutes ? Extensis Connect est une solution de gestion des ressources numériques accessible et basée sur le cloud qui permet aux équipes de collaborer plus efficacement. Elle vous permet de créer rapidement et facilement une plateforme centralisée pour vos ressources, à laquelle votre équipe peut accéder et qu’elle peut enrichir de n’importe où et à tout moment. Les ressources sont automatiquement enrichies de mots-clés intelligents, ce qui permet de trouver les fichiers plus rapidement. Vous pouvez rapidement partager vos ressources avec vos coéquipiers et les parties prenantes externes. Extensis Connect peut aider votre équipe à gagner du temps, à accroître son efficacité et à avoir l’esprit tranquille.

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Portfolio : outil complet de gestion des ressources numériques

Portfolio est une solution performante de gestion des ressources numériques, qui a déjà donné des résultats exceptionnels dans des organisations et des entreprises de divers secteurs (grandes marques, agences créatives, établissements d’enseignement supérieur, institutions culturelles et de valorisation du patrimoine, et administrations publiques).

L’ensemble de vos ressources numériques sont stockées dans un outil centralisé, simple d’utilisation. Un système automatisé de métadonnées permet de standardiser l'attribution de mots-clés d’identification. Vous pouvez également utiliser des métadonnées personnalisées pour enrichir votre bibliothèque de ressources numériques.

Et si vous devez partager des fichiers avec des interlocuteurs ne faisant pas partie de l’entreprise ? Vous pouvez étendre les capacités de Portfolio et créer un portail à l'image de votre marque sur lequel vous pourrez partager vos contenus avec vos clients et vos partenaires. Les bons fichiers sont accessibles, au bon moment et au bon endroit.

Votre équipe gagne du temps en utilisant Portfolio. Créez des processus de travail globaux pour mettre en place de bonnes pratiques et améliorer la communication en interne. Aidez les utilisateurs à parfaire leurs propres processus et à devenir plus autonomes. Automatisez les tâches répétitives et chronophages. Privilégiez le travail créatif à forte valeur ajoutée plutôt que les tâches courantes.

Portfolio constitue un outil essentiel pour optimiser votre activité. Notre solution simplifie vos processus, vous fait gagner du temps, réduit vos coûts et vous aide à maximiser la valeur de vos investissements en ressources numériques.

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