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Wie Sie die Einbindung von Remote-Mitarbeiter sicherstellen und die virtuelle Zusammenarbeit der Teams optimieren

Tara Storozynsky
August 14, 2020

Die gewohnten Arbeitsabläufe in den letzten Monaten haben sich stark verändert. Arbeitgeber aus den verschiedensten Branchen stehen nun vor der Herausforderung, die ständige Einbindung und Produktivität ihrer Remote-Mitarbeiter sicherzustellen. Zwischen technischen Herausforderungen und stressigen Zeiten ist es wichtig, die richtige Balance zu finden, damit die Teams zusammenarbeiten und das Brainstorming in virtueller Umgebung effektiv funktioniert. Ganz gleich, ob Sie erstmals ein virtuelles Team managen oder bereits seit Jahren damit vertraut sind – Sie werden diese Tipps sicher zu schätzen wissen, denn sie unterstützen Sie dabei, die Voraussetzungen für den langfristigen Erfolg Ihres Teams zu schaffen. Mit diesen Best Practices für Remote-Teams bleibt Ihr Team motiviert, engagiert und auf dem richtigen Weg, um gemeinsam Ziele zu erreichen.

1. Worauf es bei der Einbindung von Remote-Mitarbeitern ankommt

Es gibt einige große Unterschiede zwischen der Arbeit von zu Hause aus und der Arbeit in einem Büro. Remote zu arbeiten hat Vor- und Nachteile. Doch die größte Herausforderung besteht oft darin, dafür zu sorgen, dass Remote-Mitarbeiter stets in das Geschehen eingebunden sind, und - angesichts der räumlichen Distanz ein echtes Zugehörigkeitsgefühl unter den Teamkollegen zu schaffen. Höchstwahrscheinlich werden Sie bei der Einbindung von Remote-Mitarbeitern eine ganz andere Erfahrung machen, wenn remote zu arbeiten ohnehin bereits ein fester Bestandteil Ihres Unternehmens war und Sie nicht von heute auf morgen auf umstellen müssen. Insbesondere kleine Unternehmen setzen bewusst auf Remote und verfügen über gut etablierte Instrumente und Prozesse, die das Zusammengehörigkeitsgefühl fördern. Onboarding spielt nur bei der Einstellung neuer Mitarbeiter eine Rolle. Das Unternehmen hatte ausreichend Zeit, eine Infrastruktur zu entwickeln, zu optimieren und erfolgreich zu nutzen.

Hat sich Ihr gesamtes Arbeitskonzept aufgrund aktueller Ereignisse geändert, durchlaufen Sie wahrscheinlich einen ganz anderen Prozess. Angesichts der technischen Fragen – wie funktioniert die IT-Unterstützung für Remote-Teams, verfügen die Mitarbeiter über die benötigte Hardware und sind die Voraussetzungen für die Teilnahme an Videokonferenzen erfüllt? – hat die Überlegung, wie ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und Einheit vermittelt werden kann, möglicherweise nicht die oberste Priorität. Sie sollte es aber.

Wenn es ein Unternehmen gibt, das sich mit den Herausforderungen des remote zu arbeiten sehr gut auskennt, dann ist es Slack. Slack hat Remote-Mitarbeiter in den USA befragt und festgestellt, dass die Umstellung dazu „... das Miteinander bei der Arbeit belasten kann. Fast die Hälfte der Mitarbeiter, die erstmals von zu Hause aus arbeiten, gibt an, dass sich die Arbeit im Homeoffice negativ auf ihr Zugehörigkeitsgefühl ausgewirkt hat. Doch erfahrene Remote-Mitarbeiter zeigen uns, dass sich die Zusammengehörigkeit im Laufe der Zeit verbessern kann.“ Daran sehen wir: Bei virtuellen Teams gibt es zwar Probleme, doch diese lassen sich beheben. Zeit kann helfen, aber die Priorisierung von Best Practices, verbesserten Workflows und Flexibilität steht an erster Stelle. 

Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine starke Kultur mit einem Remote-Team aufbauen können, lohnt es sich, darüber nachzudenken, was die Teambuilding in einem Büro erleichtert. Für Gruppenaktivitäten, Brainstormings und Einzelgespräche ist ein gemeinsamer physischer Raum von Vorteil. Die gute Nachricht: Auch eine virtuelle Umgebung ist dafür durchaus geeignet:

  • Planen Sie regelmäßige Videokonferenzen, an denen alle Mitglieder Ihres virtuellen Teams teilnehmen.
  • Seien Sie weiterhin kreativ und führen Sie virtuelle Brainstormings durch.
  • Seien Sie transparent, was die veränderten Prioritäten Ihres Teams und die aktuellen Ziele Ihres Unternehmens betrifft.
  • Erwarten Sie von Ihren Mitarbeitern keine perfekte Vorbereitung. Die Zeiten sind stressig genug, als dass sich Ihr Team auch noch darum kümmern müsste, ob vielleicht seine Katzen vor der Webcam stören.
  • Nutzen Sie die beste Technologie für die Remote-Arbeit. Probieren Sie Neues aus und finden Sie heraus, was für Ihr Team am besten funktioniert.

2. Wie Sie Remote-Mitarbeiter einbinden und Burnout-Tendenzen bereits im Keim ersticken

Dies ist wahrscheinlich eine der häufigsten Herausforderungen, denen Sie beim Managen eines Remote-Teams gegenüberstehen. Seien wir ehrlich: Selbst in einer Büroumgebung sind nicht alle Ihre Kollegen immer voll und ganz bei der Sache. Das liegt nicht immer an mangelndem Interesse – manche Mitarbeiter sind einfach von Natur aus introvertiert und sind sehr wertvoll für das Unternehmen, auch wenn sie sich in Meetings nicht so oft zu Wort melden. Der Unterschied ist dabei, wenn Sie einen physischen Raum mit jemandem teilen, können Sie ziemlich einfach feststellen, wie präsent diese Person ist. Managen Sie aber ein virtuelles Team, kann Funkstille auf Slack ein Anlass zur Sorge sein. Geht es aber darum, einzelne Personen zu inspirieren und virtuelle Teams zu motivieren, ist dafür die effektive Einbindung von Mitarbeitern die Grundlage.

Tatsächlich wird fast jeder, der von zu Hause aus arbeitet, in gewissem Maße abgelenkt. Es empfiehlt sich, einen Arbeitsbereich einzurichten, in dem Sie sich konzentrieren können. Doch während viele Berufstätige seit Jahren oder sogar Jahrzehnten von zu Hause aus arbeiten, kommt jetzt ein neuer Aspekt hinzu: Das Weltgeschehen stellt wohl eine noch größere Ablenkung dar als unsere physische Umgebung. Die Corona-Pandemie und andere aktuelle Ereignisse machen heute einen Löwenanteil an der gesamten Aufmerksamkeitsökonomie aus. Selbst wenn Ihre Teammitglieder nicht während der Arbeit lesen oder Nachrichten schauen, fällt es schwer, sich nicht mit dem Tagesgeschehen zu befassen. Einige Ihrer Mitarbeiter sind vielleicht nicht ganz bei der Sache, andere wiederum gehen anders mit dem Stress um. Vielleicht werden Sie feststellen, dass einige Mitglieder Ihres Remote-Teams Überstunden machen, auf Pausen verzichten und lange Stunden arbeiten wie noch nie zuvor. In der Theorie hört sich das gut an, aber das ist auch ein Burnout-Beschleuniger.

Ignorieren Sie dies nicht. Kämpfen Sie nicht dagegen an. Behalten Sie die Entwicklung im Auge.

Um Remote-Mitarbeiter einzubinden und ihnen zu helfen, die richtige Balance zu finden, sollten Sie für offene eine Kommunikation sorgen.

Dies ist eine hervorragende Gelegenheit, Ihr räumlich verteiltes Team in einer wesentlich wichtigeren Sache zusammenzubringen, die bedeutender ist als neue Kunden oder neue Projekte. Regen Sie Gespräche an, fragen Sie nach und gehen Sie möglichen Bedenken auf den Grund. Durch einen offenen Dialog über aktuelle Ereignisse schaffen Sie eine Atmosphäre, in der sich Ihr virtuelles Team zur Kommunikation angeregt fühlt. Wenn ein dezentrales Team in der Lage ist, gemeinsam über Emotionen zu sprechen, stärkt dies das Gemeinschafts- und Zugehörigkeitsgefühl. Schon das Äußern von Bedenken oder Ängsten kann Ihren Mitarbeitern helfen, Stress abzubauen.

Offene Gespräche wirken sich nicht nur positiv auf die Psyche Ihrer Teammitglieder aus, sondern bilden auch die Basis für eine bessere Kommunikation über Arbeitsaufgaben. Wenn Sie sich darauf konzentrieren, wie Sie Ihre Remote-Mitarbeiter einbinden können, wird Ihnen vielleicht auffallen, dass sie präsenter sind, mehr sprechen und mehr Begeisterung zeigen, da sie eine Beziehung zu Ihnen und anderen Teammitgliedern entwickeln. Bei der Motivation von Remote-Teams geht es darum, zuerst einzelne Personen zu motivieren. Sobald sich jeder einbezogen und unterstützt fühlt, kann echte Zusammenarbeit beginnen – auch online.

3. Erstellen Sie konkrete Pläne für die virtuelle Teamarbeit

Wenn Ihre Remote-Mitarbeiter in letzter Zeit kaum ihre Wohnung verlassen haben, können Zoom-Meetings schnell zu einer Art Sucht werden. Die Leute freuen sich darauf, einander zu sehen und Ideen auszutauschen. Das ist eine tolle, positive Energie, die allerdings auch zeitraubend sein und den Blick auf konkrete Ziele verstellen kann.

Stellen Sie genaue Zeitpläne für Meetings auf und machen Sie präzise Vorgaben. Handelt es sich um eine Arbeitssitzung? Ein Brainstorming? Informieren Sie Ihr Team. Formulieren Sie klare Erwartungen zu den Ergebnissen – klarer als je zuvor. Schon geringste Unklarheiten sollten beseitigt werden. Weisen Sie deutlich auf Rollen und Verantwortlichkeiten hin und setzen Sie eindeutige Grenzen.

Bei Online-Kommunikation kann manches im Unklaren bleiben. Ist Ihr Team noch dabei, sich an die Remote-Arbeit zu gewöhnen, kann es möglicherweise Ihre Bedürfnisse nicht nachvollziehen. Verbessern Sie die virtuelle Zusammenarbeit, indem Sie alles in den Fokus rücken. Sobald die Mitarbeiter eine klare Vorstellung von Ihrer Vision und ihren Aufgaben haben, kann Ihr dezentrales Team problemlos zusammenarbeiten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Eine weitere Strategie zur Verbesserung der Zusammenarbeit besteht darin, Gruppenprojekte mit kleineren Gruppen aufzustellen. Durch die geringere Teilnehmerzahl können alle Beteiligten Zeit sparen und sich so besser auf einige ausgewählte Projekte statt auf alle Aufgaben in der Abteilung konzentrieren. Mit dieser Vorgehensweise vermitteln Sie Ihrem Team auch ein stärkeres Gefühl von Stolz, Eigenverantwortung und Begeisterung für die Projekte, für die sie eingesetzt sind. So motivieren Sie Remote-Teams ihr Bestes zu geben.

4. Nutzen Sie die beste Technologie für die Remote-Arbeit

Die beste Remote-Technologie kann wesentlich zur Verbesserung der Kommunikation und zur Einbindung von Mitarbeitern im Homeoffice beitragen. Der Einsatz eines Messaging-Tools wie Slack, einer Videokonferenzlösung wie Zoom und eines intuitiven Projektmanagement-Tools wie Asana kann die virtuelle Zusammenarbeit erheblich verbessern. Sehen Sie sich diesen Leitfaden zu den besten Tools für die Remote-Zusammenarbeit an.

Viele dieser Tools können zwar die Zusammenarbeit und Kommunikation virtueller Teams verbessern, aber nicht unbedingt Aufschluss darüber geben, welche digitalen Ressourcen für bestimmte Projekte oder Kunden genutzt werden sollen. Und wenn dies bereits ein Schwachpunkt war, als Ihr Team noch im Büro zusammengearbeitet hat, kann es sich jetzt im Homeoffice zu einer noch größeren Herausforderung entwickeln.

Im jeden Büro gibt es meistens eine Person, an die Sie sich jedes Mal wenden, wenn Sie eine bestimmte digitale Ressource oder Information suchen. Jetzt, da Ihr Team virtuell um Hilfe fragt statt persönlich vorbeizuschauen, ist dieses Problem auf einmal offensichtlich. Wenn diese Person auch noch in Ihrem Team ist, wird Ihnen schließlich bewusst, wie sehr dies von ihren Kernaufgaben ablenkt.

Viele Unternehmen haben erkannt, wie wichtig eine zentrale, einheitlichen Informationsquelle für ihre Mitarbeiter ist. Vielleicht steht ja eine Digital Asset Lösung schon seit einiger Zeit auf Ihrer Wunschliste, und die drastische Umstellung auf Remote-Arbeit hat diesen Wunsch verstärkt. Schließlich kann eine effektive Digital-Asset-Managementlösung einiges leisten:

  • Remote-Teams sind weiterhin vernetzt und eingebunden, ohne mit Routinearbeiten überlastet zu sein.
  • Sie erhalten neue Einblicke in die Nutzung Ihrer Ressourcen.
  • Sie können auf genaue, leicht auffindbare Informationen und Ressourcen zugreifen.
  • Die Einheitlichkeit der Marke wird verbessert.

In jedem Workflow gibt es Schwachstellen, aber sie werden stressiger, wenn Sie Remoteteams managen. Ein effektives Digital-Asset-Management kann entscheiidend dazu beitragen, das Chaos zu verringern und Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren. Die Weltbank hat ein Digital-Asset-Management System eingeführt, um besser zusammenzuarbeiten und allen Nutzern zu ermöglichen, Inhalte gleichzeitig zu teilen und zu sehen, ohne dass dadurch Engpässe entstehen.

Sind Sie neugierig darauf, wie digitales Management die Remote-Arbeit erleichtern kann?

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