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Les polices et les ressources numériques, enfin ensemble. Découvrez les nouveautés d’Extensis Connect

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Les débuts

Dans le cadre du chantier de rénovation des gares, Grandi Stazioni Rail a accumulé un grand nombre de photos et de documents techniques, difficiles à gérer.

Les fichiers numériques concernent des projets, des travaux de construction et des sites géographiques distincts. Toutefois, ces fichiers sont aussi interdépendants et des liens complexes existent entre eux. De toute évidence, il n’était plus possible de gérer ces éléments sans système de gestion. D'un point de vue stratégique, la mise en place d'un tel système était primordiale.

En interne, les opérateurs devaient pouvoir accéder facilement et rapidement à leurs collections. De plus, les partenaires et les fournisseurs devaient eux aussi pouvoir accéder aux contenus numériques validés lorsqu’ils en avaient besoin.

BG & Partners, revendeur de longue date d’Extensis installé à Rome et à Milan, travaille depuis plusieurs années avec Grandi Stazioni Rail et a conseillé à l’entreprise d'utiliser Extensis Portfolio.

Cela offrait ainsi à Grandi Stazioni Rail une solution répondant à ses besoins immédiats. En outre, cela lui permettait d’envisager des intégrations et développements futurs avec l’API de Portfolio.

Les objectifs

  • Optimiser la gestion du catalogue en mettant à disposition divers niveaux de résolution des images
  • Attribuer des droits d'accès spécifiques aux différents types d'utilisateurs
  • Trouver une solution flexible et simple à mettre en place pour gérer toutes les nouvelles ressources
  • Automatiser la gestion des utilisateurs
  • Accélérer la recherche de photos et la rendre plus précise
  • Simplifier la gestion

La
Solution

Grandi Stazioni Rail a implémenté Extensis Portfolio en novembre 2018 au sein de son service Développement, Infrastructure et Technologies de l’information.

BG & Partners (revendeur spécialisé) et PICO (distributeur d’Exensis en Italie) ont mené à bien l'implémentation de la solution au sein de Grandi Stazioni Rail. Ensemble, ils ont développé une solution capable de produire automatiquement des ressources dans trois tailles différentes. Grâce à cette intégration, l’entreprise a automatisé le catalogage et l'importation des fichiers dans trois résolutions : basse, moyenne et taille d'origine.

L'équipe informatique a tiré profit de l'intégration à Active Directory pour configurer les niveaux d'accès des utilisateurs lors de l’installation Portfolio de Grandi Stazioni Rail. Ainsi, chacun a pu accéder automatiquement et instantanément aux contenus adéquats.

Depuis la mise en place de la solution, les besoins de l’entreprise ont évolué et des modules additionnels ont été ajoutés à Portfolio.

Aujourd’hui, la solution de DAM (Digital Asset Management) de Grandi Stazioni Rail comprend Portfolio pour la gestion des ressources numériques ; NetPublish pour le partage des fichiers ; l’API de Portfolio pour l’intégration à d'autres plateformes et Portfolio Media Engine pour la conversion de fichiers complexes et l’ajout de filigranes.

Les Résultats

Pour gérer ses fichiers numériques, Grandi Stazioni Rail est passé d'une simple structure de dossiers à une plateforme sophistiquée tenant compte des métadonnées, avec des champs personnalisés conçus pour inclure toutes les références nécessaires. Les responsables de Grandi Stazioni Rail ont souhaité mettre l’accent sur l’accessibilité, les performances des outils de recherche et la gestion des droits et niveaux d'accès des utilisateurs.

Les arguments clés en faveur d’Extensis Portfolio ont été sa flexibilité et sa fiabilité. De plus, les précieux services de conseil apportés par BG & Partners et PICO ont permis à Grandi Stazioni Rail d'acquérir une solution qui correspond parfaitement à ses besoins et qui met en place des conditions propices à des développements ultérieurs dans d'autres secteurs (cartographie et SIG).

Les ressources numériques de Grandi Stazioni Rail sont plus facilement accessibles et leur organisation est optimale dans Portfolio. La solution est simple à utiliser et instantanée. L'automatisation des processus de gestion des utilisateurs et l’exportation des fichiers dans plusieurs résolutions procurent d'importants gains de temps, car les employés n’ont plus à se charger eux-mêmes de ces opérations.

OPTIMISATION

de la recherche et du partage de fichiers

RÉDUCTION

des coûts de stockage, du temps passé et des risques d’erreurs humaines

FLEXIBILITÉ

d’intégration à d'autres solutions pour faire évoluer le système

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+ Témoignage client

Nous en sommes encore à la phase initiale d'ajustement. Toutefois, la première approche est très positive. Nous avions déjà utilisé d'autres systèmes de gestion des ressources numériques. Portfolio gère mieux les ressources, offre plus de fonctionnalités et peut s'adapter plus aisément. Ses fonctionnalités sont en parfaite adéquation avec nos besoins.

- Marco Bonelli

Et après ?

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