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Bringen Sie Ordnung in Ihr digitales Chaos: 5 einfache Schritte zu einem organisierten und entspannten Workflow

Ganz gleich, ob Sie mit mehreren Kreativprojekten jonglieren oder nach Inspiration für das nächste große Projekt suchen – wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, um Ihr digitales Durcheinander zu ordnen, können Sie Ihren Workflow erheblich beschleunigen. Untersuchungen zeigen, dass digitale Desorganisation ebenso störend sein kann wie ein unaufgeräumtes Zimmer. Doch das Stressgefühl verschwindet nicht einfach, wenn wir den Bildschirm ausschalten – und das wir wissen ganz genau. Um wieder Ihre innere Ruhe zu finden, gibt es häufig nur eine Möglichkeit: Ärmel hochkrempeln und ein für alle Mal Ordnung schaffen.

Dabei kann allein schon nur der Vorgang des Organisierens dazu beitragen, Stress zu reduzieren, zur Ruhe zu kommen und neue Kraft zu tanken. Wenn Sie sich überfordert fühlen, dann helfen Ihnen unsere fünf einfachen Tipps, die Unordnung zu beseitigen und das Glücksgefühl zu erlangen, das sich nach dem Aufräumen einstellt. Wie bei der KonMari-Methode von Marie Kondo zeigen wir Ihnen fünf einfache Kategorien, mit denen Sie Ihr digitales Chaos in den Griff bekommen. Sie müssen kein digitaler Messi sein, um von diesen Methoden zu profitieren. Vertrauen Sie uns einfach – selbst wenn Sie schon jetzt immer alles finden, was Sie brauchen, denn eine solche Aktion ist wie eine Wellness-Behandlung für Ihren Workflow. Also, zünden Sie eine Duftkerze an, atmen Sie tief durch und tauchen Sie mit uns ein in die Welt der Ordnung.

1. Nehmen Sie Ihre Desktop-Dateien in Angriff

Wenn Sie Ihren Computer einschalten und erstmal von einem unaufgeräumten Desktop begrüßt werden, ist ein entspannter Start in den Tag schon einmal gelaufen. Ein solcher Desktop tut nicht nur den Augen weh, er kann auch Ihren Computer langsamer machen. Und wenn Sie Ihren Bildschirm freigeben und einem Kollegen Ihr Durcheinander zeigen müssen, kann das genauso peinlich sein wie ein unordentlicher Schreibtisch oder eine unaufgeräumte Wohnung.

Die Menge an digitalem Krempel auf Ihrem Desktop kann tatsächlich viel über Ihre Persönlichkeit und Ihre Arbeitsweise aussagen. Das bedeutet nicht unbedingt, dass Sie komplett „unorganisiert“ sind. Doch auch wenn Sie sich in diesem Meer aus Dateien mühelos zurechtfinden, sorgt ein System für das Speichern und Organisieren digitaler Assets dafür, dass Sie sich im Arbeitsalltag organisierter und entspannter fühlen. Ein solches System bildet die Grundlage für ein organisiertes Digital Asset Management und ist außerdem eines der schnellsten Aufräumprojekte auf unserer Liste.

Wenn es darum geht, Ihren Desktop digital zu organisieren, sollte Perfektion Ihrem Fortschritt nicht im Weg stehen. Diese Aufgabe kann in der Regel ziemlich schnell erledigt werden. Meist reichen fünfzehn bis zwanzig Minuten aus, um selbst den chaotischsten aller Desktops in Ordnung zu bringen. Planen Sie sich speziell dafür Zeit ein, starten Sie Ihre Lieblingsplaylist und freuen Sie sich darüber, wie schnell das digitale Durcheinander verschwindet.

Zuallererst erstellen Sie einige Basisordner, um alle Foto-Assets, Design-Dateien und Dokumente auf Ihrem Desktop zu kategorisieren. Anschließend ziehen Sie Ihre digitalen Assets in diese Ordner hinein. Wenn nötig, legen Sie weitere Ordner an. Eine hierarchische Struktur mit Unterordnern sorgt für noch mehr Übersichtlichkeit. Unser Artikel über das Erstellen einer überschaubaren Ordnerstruktur ist für eine unternehmensweite Organisation gedacht. Sie enthält aber auch gute Tipps zur Erstellung einer Ordnerstruktur für das Digital Asset Management – und wenn es nur für Ihren persönlichen Gebrauch ist.

Wann immer ich meinen Desktop aufräume, finde ich viele doppelte Fotos, frühe Versionen kreativer Arbeiten und andere Dinge, die einfach nicht mehr relevant sind. Das Organisieren Ihres Desktops ist auch eine gute Gelegenheit, digitale Assets zu löschen, die Sie nicht mehr benötigen. Als letzten Schliff klicken Sie beim Mac auf „Bereinigen“ oder fügen auf einem Windows-Desktop Fences hinzu. Jetzt ist Ihr Desktop nicht nur aufgeräumt, sondern auch auch bereinigt.

2. Bereinigen Sie Ihren Posteingang

Kaum zu glauben, aber bis Mitte 20 bin ich nie auf die Idee gekommen, meine E-Mails zu löschen. Und kann man mir daraus einen Vorwurf machen? Schließlich enthalten sie Informationen. Warum also sollte ich mich von ihnen trennen?

Klar, wenn man E-Mails hortet, stehen bestimmte Informationen immer zur Verfügung, doch es wird auch schwieriger, sie zu finden. Wenn Sie nach einer wichtigen E-Mail suchen und eine lange Ergebnisliste erhalten, ist es womöglich an der Zeit, klar Schiff zu machen und Ihren Posteingang auszumisten. Genau wie ein unaufgeräumter Desktop kann ein übervoller Posteingang Ihre Prozesse verlangsamen.

Dabei muss das Ziel kein leerer Posteingang sein. Vielmehr sollten Sie sich einfach von digitalem Müll befreien, d. h. von alten, irrelevanten und unnützen E-Mails. Hier einige Tipps für eine Grundreinigung Ihres Posteingangs:

  • Dieser Prozess ist auf einem Computer in der Regel schneller und einfacher erledigt als auf einem Mobilgerät.
  • Es empfiehlt sich, mit älteren E-Mails zu beginnen, da diese mit höherer Wahrscheinlichkeit veraltete Informationen enthalten.
  • Bei E-Mails mit Anhängen speichern Sie benötigte Anhänge in gut organisierten lokalen Ordnern und löschen die
    E-Mails, wenn sie keinen anderen Zweck mehr erfüllen.
  • Prüfen Sie bei E-Mails mit arbeitsbezogenen Informationen, ob diese vielleicht auch an anderer Stelle zur Verfügung stehen – in einem Projektmanagementbereich, einer Single Source of Truth usw. Wenn Sie problemlos anderswo Zugriff auf die Informationen haben, können Sie sich wahrscheinlich von der E-Mail trennen.

Die Erstellung und Pflege eines organisierten Posteingangs erfordert Zeit und rouinemäßige Wartung. Je nachdem, wie viele E-Mails Sie haben, kann es sich dabei eher um einen kontinuierlichen Prozess als um eine einmalige Aufgabe handeln. Oder Sie befolgen den Unternehmensleitfaden zum Bereinigen Ihres Posteingangs in einer Stunde, wenn Sie eine schnelle Aufräumaktion starten möchten. Auf diese Weise wird es Ihnen auch leichter fallen, unnötige E-Mails gleich nach dem Lesen zu löschen und in Zukunft digital organisierter zu bleiben.

3. Bringen Sie Ordnung in Ihre Schriftsammlung

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Designer Hunderte oder sogar Tausende von Schriften besitzen. Wir verstehen das. Schriften sind toll. Doch absolut niemand, nicht einmal der größte Typografie-Geek, kann sich so viele Schriften merken.

Wenn Sie regelmäßig Schriften verwenden und noch nicht in eine Font-Management-Lösung investiert haben, sollten Sie sich eine gute Schriftverwaltung zulegen, um Zeit zu sparen und sich das Leben leichter zu machen. Die richtige Schriftverwaltung kann mehr Schriften managen als jedes menschliche Gehirn es je könnte, und alles bei gleichzeitiger Integration in Ihre kreativen Tools, wobei die Einheitlichkeit verbessert und Ihr Workflow beschleunigt wird.

Wenn Sie eine der Font-Management-Lösungen von Extensis verwenden, haben Sie außerdem die Möglichkeit, Ihre Schriftsammlung ganz nach Belieben zu organisieren. Viele Designer organisieren ihre Schriften nach Stil (z. B. Sans-serif vs. Serif), Projekt oder Kunde. Andere organisieren ihre Sammlung nach Schrifthersteller oder -designer. Da jeder von uns die Organisation seiner Schriften anders angeht, ist es wichtig, dass wir unsere Sammlungen auf intuitive und für unseren Workflow nachhaltige Weise ordnen.

Wenn Sie Ihre Schriften lieben, dann ist ihre Organisation eine sehr erfreuliche Möglichkeit, Ihr digitales Chaos zu beseitigen.

4. Organisieren Sie Ihre digitalen Assets

Während Sie Ihren Workflow und Ihre Asset-Sammlungen organisieren, lohnt sich auch ein Blick auf die digitalen Assets, die Sie und Ihr Team gemeinsam verwenden. Genau wie sich in Ihren eigenen Posteingängen und Desktops Chaos breitmachen kann, sind Verzeichnisse für Marken-Assets anfällig für Unordnung.

Wenn Ihr Team über ein festes System zum Speichern und Freigeben digitaler Assets verfügt, bleibt der Workflow oft gut organisiert – doch regelmäßige Pflege kann nie schaden. Sollten sich Ihre Anforderungen durch das Hinzukommen vieler Assets im Laufe der Zeit verändert haben, ist es durchaus sinnvoll, die Ordnerstruktur Ihres Digital Asset Managements zu überdenken.

Bevor Sie mit der Organisation digitaler Assets für Ihr Team beginnen oder wichtige Entscheidungen treffen, die den Workflow verändern, holen Sie sich unbedingt grünes Licht vom Management. Außerdem ist es üblich, Ihr Team auf signifikante Änderungen aufmerksam zu machen.

Hier sind einige der effektivsten Möglichkeiten, Ordnung in Ihr DAM zu bringen:

  • Wenn die neuesten und aktuelle Projekte nicht organisiert sind, erweitern Sie nach Bedarf die Ordnerstruktur und weisen Sie die Projekt-Assets dem Ort zu, an den sie gehören.
  • Bitten Sie Kollegen und Teammitglieder, alle relevanten Dateien von einzelnen Geräten hinzuzufügen, damit alle Assets verwaltet werden können.
  • Berücksichtigen Sie die Archivierung von Assets, die nicht mehr benötigt werden, damit sie nicht in den Suchergebnissen erscheinen.

 Wenn Sie digitale Assets für den Workflow Ihres Teams organisieren, machen Sie es sich nicht nur sich selbst einfacher, auch Ihre Kollegen werden es zu schätzen wissen. Mehr zum Thema Digital Asset Management erfahren Sie hier.

5. Brechen Sie mit schlechten Browser-Gewohnheiten

Mehrere offene Tabs kann man mögen oder auch nicht. Einige erachten es als den Inbegriff des digitalen Chaos. Ich persönlich finde es toll, mehrere Tabs in einem Browser-Fenster zu öffnen und sie wie eine 

To-do-Liste abzuarbeiten. Ich gehe von links nach rechts und schließe die Tabs, wenn ich die Aufgaben beendet habe. Als Content Autorin betreibe ich jede Menge Online-Recherche. Während einige meine Tabs als digitale Unordnung empfinden, sind sie für mich eine effektive Möglichkeit, Informationen querzulesen und mehrere Aufgaben zu erledigen.

Das Problem ist nur, dass sich Tabs unweigerlich ansammeln und das so zu unglaublich vielen Fenstern führt. So entwickelt sich Ihr funktional organisierter Browser innerhalb weniger Stunden zu einer ungeordneten Sammlung digitaler Daten. Dann sind die Tabs nicht mehr hilfreich, sondern ein echtes Hindernis. Und, Sie haben es erraten, zu viele Tabs können ebenfalls Ihren Computer verlangsamen.

Als bekennende Tab-Fanatikerin finde ich Nachfolgenes hilfreich, um mein digitales Chaos zu beseitigen und wieder zu einem Tab zurückzufinden:

  • Beginnen Sie damit, die Lesezeichenfunktion Ihres Browsers intensiver zu verwenden. Dies ist eine sehr gute Möglichkeit, Ressourcen für später bereitzuhalten, ohne sie in einzelnen Tabs offen zu lassen. Verschiedene Lesezeichenordner sorgen für noch mehr Effizienz.
  • Löschen Sie Tabs, sobald Sie mit ihnen „fertig“ sind und sie nicht mehr benötigen. Das heißt: Sobald sich der Tab öffnet, der den Abschluss einer Zoom-Besprechung anzeigt, löschen Sie ihn. Wenn Sie einen Artikel gelesen und alle Informationen, die Sie brauchen, gesichert haben, schließen Sie ihn.
  • Wenn Sie wirklich mal in der Klemme stecken, machen Sie es sich einfach und kehren Sie das Ganze unter den Teppich. Mit Plugins wie OneTab können Sie alle Ihre Tabs zu einem zusammenfassen. Vor allem, wenn Sie noch einmal einen Neustart machen möchten oder Ihren Bildschirm freigeben wollen.

Das waren sie: fünf Methoden, mit denen Sie Ihrem digitalen Chaos Herr werden. Ich wünsche Ihnen, dass Ihre Arbeitstage ohne Durcheinander und Chaos sind.

Möchten Sie Ihr gesamtes Team digital organisieren? Teilen Sie diesen Artikel und sehen Sie sich den Best-Practices-Leitfaden von Extensis an: So wählen Sie eine Digital Asset Management-Lösung aus.

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