Anleitung für den Extensis Portfolio Web-Client für Homeoffice-Benutzer

James Grace
Mai 21, 2020
1 min lesen

Wir sprechen oft darüber, wie wichtig eine zuverlässige Quelle für das Digital-Asset-Management ist. Aber der Zugang dazu muss einfach sein – wo auch immer Sie sind. Die Portfolio Web-Client-Oberfläche wurde von Grund auf so konzipiert, dass Benutzer auch von zuhause aus schnell und einfach auf große Contentbibliotheken zugreifen können.

Darüber hinaus stehen ihnen leistungsstarke Tools zur Verfügung: einfaches Herunterladen, Stapelkonvertierung, Hochladen durch Drag & Drop und Massentagging. Die serverseitige AutoSync-Technologie von Portfolio ermöglicht die automatische Überwachung von „Watch-Ordnern“, die sich auf direkt angeschlossenen Laufwerken oder in ausgewählten SMB-Dateifreigaben befinden. Dank der sehr schnellen, vorausschauenden QuickFind-Suchtechnologie und der Möglichkeit, sofort Miniaturansichten und hochauflösende Vorschauen anzuzeigen, ist der Workflow Ihrer Teams beim Umgang mit großen Contentrepositorys völlig reibungsloslos.

Egal, ob Ihr Team von Anfang an von zuhause aus oder von unterwegs gearbeitet hat, oder erst kürzlich dazu übergegangen ist – es gibt einige Tipps, mit denen alle Benutzer ganz sicher gut zurechtkommen, Zeit sparen und den Portfolio Web-Client optimal nutzen können. Wo auch immer sie sind.

  • [ Webbrowser + Übertragungsgeschwindigkeit ]: Wahrscheinlich war einer Ihrer Hauptgründe für die Implementierung von Portfolio, Zeit zu sparen. Zum Glück können alle in Ihrem Team mit Volldampf weitermachen. Es sei denn, eine langsame Internetverbindung bremst sie aus. Stellen Sie daher unbedingt sicher, dass Ihre Benutzer eine Verbindung mit den aktuellen Versionen von Google Chrome (bevorzugt), Microsoft Edge (Chromium), Mozilla Firefox oder Apple Safari haben – mit einer bidirektionalen Verbindung, bei der Übertragungsraten von mindestens 10 Mbit/s möglich sind. Benutzer, die erst kürzlich mit der Homeoffice-Arbeit begonnen haben, sollten ihre Übertragungsgeschwindigkeit mit einem Standard-Speedtest überprüfen. Beachten Sie bitte, dass Benutzer mit einem langsameren Internet weiterhin eine Verbindung herstellen können. Wenn sie allerdings mit der Portfolio-Webclient-Oberfläche nur langsamer arbeiten können, entspricht dies wahrscheinlich langfristig nicht den Nutzungserwartungen.
  • [ Upload per Drag & Drop ]: Contentautoren mit Zugriffsrechten auf einen oder mehrere Portfolio-Kataloge können problemlos Content hochladen, der sich auf ihrem lokalen Rechner befindet. Mit unserer einfachen Drag & Drop-Funktion können Benutzer Content schnell und einfach in die gewählte Watch-Ordner-Struktur hochladen. Beachten Sie bitte, dass die ausgewählten komplexen Ordnerstrukturen während des Upload-Vorgangs auch in der Struktur des Watch-Ordners von Portfolio neu erstellt werden.

  • [ Stapelverarbeitung von Metadaten ]: Manchmal müssen Ihre Benutzer Metadaten für viele verschiedene Assets bearbeiten. Anstatt das einzeln anzugehen, können sie das neue Dialogfeld „Stapelverarbeitung“ von Portfolio verwenden. Die Stapelverarbeitung ist ideal für Projekte, bei denen eine große Auswahl an Assets mit mehreren Feldwertänderungen benötigt wird. Sie bietet Benutzern erweiterte Funktionen zur Bearbeitung von Metadaten – unter anderem die Möglichkeit, bestimmte Werte hinzuzufügen oder zu entfernen, alle Werte zu löschen sowie Werte zu suchen und zu ersetzen.
  • [ Exportieren/Importieren von Metadaten ]: Mit dem Portfolio-Tool „Feldwerte exportieren“ können Benutzer Asset-Metadaten selektiv als tabulatorgetrennten Text herunterladen. Dies eignet sich zum Importieren in verschiedene Unternehmenssysteme und/oder zum Anzeigen in Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel. Das Tool „Feldwerte importieren“ bietet die Möglichkeit, Metadaten (die aus anderen Workflow-Prozessen und/oder -Systemen stammen) schnell über tabulatorgetrennten Text in vorhandene Assets zu importieren.
  • [ Herunterladen + Stapelverarbeitung/Zuschneiden + Konvertieren ]: Sobald Benutzer ihren gewünschten Content gefunden haben, können Sie mit dem Portfolio Web-Client ausgewählte Originale sowie Stapelverarbeitungs-Assets in einer Vielzahl von Zielformaten, Farbmodi, Auflösungen und Größen direkt herunterladen. Das kürzlich erweiterte Vorschau-Tool von Portfolio bietet jetzt die Möglichkeit, einen Teil des Vorschau-Contents punktuell zuzuschneiden, herunterzuladen und zu konvertieren. Dank der ergänzten Deep-Zoom-Funktionalität auch für hochauflösenden geografischen Content wie etwa MrSID-Dateien.
  • [ Managed Upload ]: Für Unternehmensworkflows, in denen Assets eventuell kontrollierter hochgeladen und mit Tags versehen werden müssen, bietet Portfolio die Funktion „Managed Upload“. Diese kann für ausgewählte Kataloge aktiviert werden, die während des Hochladens von Assets ein konfigurierbares Dialogfeld anzeigen. Dazu gehören relevante Hinweise und das Hervorheben obligatorischer Metadatenfelder, bevor der endgültige Upload-Auftrag bewilligt wird.

Möchten Sie mehr erfahren? Dann sehen Sie sich Folgendes an:  Mithilfe von Portfolio von zuhause aus oder von unterwegs arbeiten – Empfehlungen.

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