So legen Sie eine übersichtliche und logische Ordnerstruktur an

Mai 21, 2020
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Warum Sie eine Ordnerstruktur anlegen sollten

Wenn Sie ans Aufräumen denken, denken Sie wahrscheinlich an Ihre Garage, bevor Ihnen die Ordnerstruktur für Ihr Projektmanagement einfällt. Wir alle haben unsere eigenen Methoden, wie wir unsere Arbeit organisieren. Wenn es aber ums Digital-Asset-Management geht, ist dies nicht immer der Fall. Viele behandeln ihre Projektordnerstruktur eher wie eine Schublade voller Krimskrams anstatt wie einen gut aufgeräumten Aktenschrank. Das kann sich jedoch stark auf Ihre Produktivität auswirken.

Glücklicherweise gibt es einen besseren Weg.

Die Entwicklung einer logischen Ordnerstruktur für Sie, Ihr Team und Ihr Unternehmen kann Ihren Workflow erheblich beeinflussen. Dieser systematische Ansatz ist die Grundlage für ein optimales Digital-Asset-Management. Außerdem sind  unorganisierte Ordnerstrukturen mit realen Kosten verbunden. Wenn Sie und Ihre Teamkollegen nicht finden können, was Sie benötigen, kostet es noch mehr, diese digitalen Assets erneut zu erwerben oder von Grund auf neu zu erstellen.

In diesem Artikel erläutern wir, wie Sie eine Ordnerstruktur anlegen, die flexibel, intuitiv und skalierbar ist. Eine solche Projektordnerstruktur erleichtert es jedem, schnell das zu finden, was er benötigt. Dann haben Sie mehr Zeit für das Wesentliche: tolle Arbeiten für Ihre Projekte zu entwerfen.

Bewährte Vorgehensweisen für die Ordnerstruktur bei Projektmanagement

Wir zeigen Ihnen unseren Ansatz zum Entwickeln einer Projektordnerstruktur, die in kürzester Zeit für Sie funktioniert. Allerdings erfordert eine neue Ordnerstruktur auch eine Umstellung Ihres Verhaltens. Wenn Sie die Logik hinter diesen Änderungen verstehen, erzielen Sie schneller die gewünschten Ergebnisse. Es genügt nicht, eine Standard-Vorlage anzuwenden, wenn Sie nicht nachvollziehen können, wie diese Änderungen Ihren Workflow beeinflussen. Bitte berücksichtigen Sie diese Ziele, wenn Sie eine neue Ordnerstruktur anlegen möchten:

  • Umfang
    Einer der häufigsten Fehler, den wir beobachten, ist es, Einzelheiten am Anfang zu viel Gewicht zu geben. Manchmal versuchen Benutzer, alle ihre Dateien in neuen Ordnern zu organiseren, die nichts mit ihren Projekten zu tun haben. Sie sind der Meinung, dass ihre neue Ordnerstruktur sofort jede einzelne Datei enthalten muss. Sie durchsuchen alte Dateien und versuchen, alle ihre Assets aus früheren Projekten in einem einzigen Schritt in diese neuen Ordner umzuräumen.
Der beste Weg, eine neue Ordnerstruktur für Projektmanagement einzuführen, besteht darin, langsam zu beginnen. Konzentrieren Sie sich auf die Dateien und Ordner, mit denen Sie jetzt arbeiten und legen Sie Ihre Struktur danach an.
  • Übersichtlichkeit
    Ein einzelner Ordner auf der obersten Ebene mit dem Namen „Laufende Projekte“ ist sinnvoller als eine Vielzahl von Nischenordnern mit unterschiedlichen Namenskonventionen. Übersichtlichkeit ist Ihr Verbündeter. Gewöhnen Sie sich klare Namenskonventionen an. Das hilft Ihnen und Ihrem gesamten Team.
  • Zusammenarbeit
    Ein weiteres Problem, das wir häufig bei der Ordnerstruktur feststellen: Jeder hat einen ganz eigenen (und manchmal chaotischen) Ansatz. Denken Sie beim Anlegen neuer Ordner und Unterordner daran, dass dieses neue System für alle einfach und intuitiv sein sollte – nicht nur für Sie.
    Sobald diese Vorgehensweise für Ihre Projektmanagementordnerstruktur übernommen wurde, haben wir festgestellt, dass auch die Dateinamenskonventionen übersichtlicher und konsistenter werden. Dies hilft Ihnen und Ihrem Team, bei jedem neuen Projekt effizienter zusammenzuarbeiten.
  • Konsistenz
    Bitte denken Sie daran, ein System ist nur so gut wie seine laufende Pflege. Es ist einfach, eine logische Ordnerstruktur anzulegen, aber wenn Sie und Ihr Team sich nicht darum kümmern, stehen Sie bald wieder am Anfang. Genau wie bei einem aufgeräumten Zuhause ist regelmäßige Hausarbeit nötig, und jeder muss mitmachen.

Die Pyramidenordnerstruktur: die beste Ordnerstruktur für das Projektmanagement

Wir haben mit vielen Unternehmen zusammengearbeitet, die sich von ihren digitalen Assets völlig überfordert fühlen, sowie mit anderen, die nur einen kleinen Schubs brauchen. Bevor wir Sie dabei unterstützen, Ihren Workflow für digitale Assets mit Portfolio zu entwickeln und zu optimieren, klären wir, ob sie derzeit eine logische Ordnerstruktur haben oder nicht. Falls dies nicht der Fall ist, empfehlen wir Ihnen, eine Pyramidenstruktur zum Aufräumen Ihrer Ordner und Dateien zu verwenden. Wir haben erkannt, dass die Pyramidenordnerstruktur die effektivste Organisationsmethode für nahezu jeden Kunden ist, mit dem wir gearbeitet haben – unabhängig von seiner Größe oder der Branche, in der er arbeitet.

Mit der Pyramidenordnerstruktur können Sie:

  • Einen allgemeinen Übersichtsordner eines Projekts anlegen.
  • Ordner für die verschiedenen Arten von Assets anlegen, die innerhalb dieses Projekts entstehen.
  • Eine hierarchische Struktur bilden, damit jeder schnell finden kann, was er benötigt.

Sie sollten für jedes Projekt eine grundlegende logische Ordnerstruktur anlegen. So können Sie alle Arten digitaler Medien übersichtlich aufgeräumt speichern. Wenn Sie zunächst neue Ordner anlegen, spielt es keine Rolle, ob einige davon leer sind. Wenn ein Projekt ganz neu ist, befindet es sich in der Regel in der „Planungsphase“, was bedeutet, dass Sie für die Entwicklung des Projekts „planen“. Und es kann sein, dass das Projekt während des kreativen Prozesses wächst und ein Eigenleben bekommt. Eine Pyramidenstruktur bietet Ihnen Flexibilität und Sie können ganz einfach Projekte bilden. Wenn Sie neue Projekte anlegen, kopieren Sie einfach die Ordnerstruktur und fügen sie an der entsprechenden Stelle auf Ihrem Dateiserver ein. Ändern Sie den Ordner „Projektname“ in den Namen Ihres Projekts.

Dies ist das Grundrezept für das Anlegen einer anpassungsfähigen Projektordnerstruktur. Als nächstes schauen wir uns an, wie diese spezifische Projektmanagement-Ordnerstruktur im wirklichen Leben aussieht.

Ein praktisches Beispiel für die Pyramidenordnerstruktur

In diesem Beispiel legen wir eine Ordnerstruktur für eine Marketingkommunikationsabteilung (MarCom) an. Dieses Team stützt sich auf verschiedene Arten von Assets – unter anderem Pressemitteilungen, Werbefotos, Videos, Audioclips und Layoutdateien für den Druck sowie platzierte Grafiken. Das Team plant, 2022 eine große Veranstaltung in Chicago zu promoten. Werfen wir also einen Blick auf die Ordnerstruktur für digitale Assets, die MarCom für diese Veranstaltung anlegt. 

Als Erstes wird der Hauptprojektordner „Chicago 2022“ genannt. Wenn das Projekt wächst, wird die Ordnerstruktur erweitert, um sämtliche Bestandteile des Projekts mit aufzunehmen. Dabei ändert sich der Name des Hauptprojektordners jedoch nicht. Sobald MarCom den Hauptprojektordner angelegt hat, kann das Team Unterordner für jeden Medientyp hinzufügen.

Zunächst erstellt MarCom einen Unterordner für „Bilder“, der Unterverzeichnisse bekommt, damit die verschiedenen – für das Projekt erforderlichen – Bildtypen berücksichtigt werden. Anschließend fügen sie die Ordner „Audio“, „Pressemitteilungen“ und „Videos“ auf derselben Ebene wie „Bilder“ hinzu. Da diese Ordner nicht sehr viele Assets enthalten, müssen sie keine Unterverzeichnisse erhalten. Das MarCom-Team fügt diesen Ordnern bei Bedarf einfach einzelne digitale Dateien hinzu. Wenn sich das Volumen der Assets jedoch später im Projekt erhöht, kann das Team in diese Ordner bei Bedarf problemlos Unterverzeichnisse einfügen. Mit dieser Projektordnerstruktur kann das gesamte MarCom-Team ganz einfach digitale Assets für die Veranstaltung 2022 in Chicago finden, diese gemeinsam verwenden und bearbeiten.

Das Pyramidenmodell ist die beste Projektmanagementordnerstruktur, weil sie einfach zu skalieren ist. Nehmen wir zum Beispiel an, MarCom beschließt, für ihre Veranstaltung mit einem anderen Unternehmen zusammenzuarbeiten. Auf der Veranstaltung wird es eine spezielle Präsentation geben. Das bedeutet, dass das MarCom-Team zusätzliche Materialien mit weiteren Partner-Logos für dieses Projekt entwickeln muss. Durch eine klare Dateistruktur werden diese Co-Branding-Assets getrennt abgelegt, sind aber trotzdem leicht zugänglich. Sobald das MarCom-Team einen Ordner für alle digitalen Co-Branding-Assets angelegt hat, kann es problemlos Unterordner für „Bilder“, „Audio“, „Pressemitteilungen“ und „Videos“ hinzufügen. Dieser Ansatz ahmt die Struktur des Projektordners für alle anderen digitalen Assets nach, sodass jeder leicht finden kann, was er benötigt.

Legen Sie Ihre logische Ordnerstruktur langfristig an

Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu tun. Legen Sie eine Ordnerstruktur für ein Projekt an und befolgen Sie die bewährte Pyramiden-Vorgehensweise, sobald Sie neue digitale Assets hinzufügen. Dann wenden Sie das auf das nächste und das darauffolgende Projekt an. Ehe Sie sich versehen, wird sich Ihre Projektordnerstruktur durch Ihre gesamte Ablage hindurchziehen.

Jeder weiß, dass es einfach ist, aufzuräumen. Aber dann alles in Ordnung zu halten, erfordert echten Einsatz. Allerdings liegen die Vorteile auf der Hand: weniger Zeit für die Suche nach Assets und stattdessen eine höhere Produktivität. Wenn Sie und Ihr Team nicht finden, wonach Sie suchen, müssen Sie es entweder komplett neu erstellen, ein vorhandenes Asset an Ihre Anforderungen anpassen oder es erneut erwerben. All dies kostet viel Zeit und Geld. Mit einer übersichtlichen Projektordnerstruktur sind Sie immer auf dem aktuellen Stand.

Ob Sie es mit neuen Projekten oder neuen Teamkollegen zu tun haben – betonen Sie, wie wichtig es ist, nach der Pyramidenstruktur vorzugehen. Wenn einige Ihrer Teamkollegen davon abweichen, erinnern Sie sie daran, dass dieser Ansatz ihnen und allen in ihrem Unternehmen zugute kommen kann. Bitte denken Sie daran, dass es mit dieser Art der Projektordnerstruktur für jeden leichter ist, schnell zu finden, was er benötigt. Bei Gruppenprojekten bewährte Vorgehensweisen anzuwenden, kann Ihre Teamkollegen ebenfalls dazu inspirieren, ihre individuellen Workflows und Ordner in Ordnung zu halten.

Was haben schon unsere Eltern immer gesagt? „Jedes Ding braucht seinen Platz." Als wir Kinder waren, klang es vielleicht nach Genörgel, aber jetzt klingt es nach Beruhigung. Zumindest für Ihre Digital-Asset-Management-Strategie. Und die gute Nachricht ist, dass es mit der richtigen Projektordnerstruktur durchaus machbar ist.

Möchten Sie mehr erfahren? Dann schauen Sie sich unsere 5 Tipps zum Einrichten einer organisierten Profi-Dateistruktur an.

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