Wie bewältigen Museen, Bibliotheken, Sammlungen und Archive Ihre umfangreichen digitalen Assets? Die Lösung: Digital Asset Management

Torsten Köbel
März 11, 2020
1 min lesen

In einer Welt ständig zunehmender digitaler Bestände ist Digital Asset Management (DAM) unerlässlich für die effiziente Struktur, Organisation, das Abrufen und den Zugriff auf Dateien. Dies gilt besonders auch für Museen, Bibliotheken, Sammlungen oder Archive, die nicht nur die Workflows beschleunigen, sondern auch in jeder Hinsicht effizienter arbeiten müssen. Dies besonders auch im Hinblick auf knapper werdende Budgets und immer höhere Anforderungen in diesen Bereichen.

 

Schneller finden, anstatt lange zu suchen

Alle Kulturbetriebe haben ein ähnliches Problem: Es fallen sehr viele Dateien an, beispielsweise Fotos der Ausstellungsstücke, Dokumentationen, Informationen, Videos, Podcasts und vieles mehr. Diese Medien-Flut manuell zu bändigen ist eine schier unmögliche Aufgabe. Wenn ein neuer Ausstellungskatalog gestaltet werden soll oder eine Website aktualisiert werden muss, fängt die Suche an. Es gilt also, all diese digitalen Daten so effizient wie möglich zu organisieren und zu speichern. Dies ist ohne eine leistungsfähige DAM-Lösung kaum zu bewältigen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Vorteile ein DAM bietet. Im zweiten Teil des Artikels werde ich Ihnen Tipps geben, wie Sie für Ihren Kulturbetrieb die geeignete Lösung auswählen und ein passendes Konzept für die Verwaltung Ihrer digitalen Medien erarbeiten können.

Abbildung mit freundlicher Genehmigung der Universität von Kapstadt

Abbildung mit freundlicher Genehmigung der Universität von Kapstadt

 

Mit Metadaten-Anreicherung sinnvoller archiviert

Wenn Sie die Assets – idealerweise per Drag&Drop – in die DAM-Software importiert haben, gilt es, diese zu verschlagworten und zusätzliche Informationen zu hinterlegen. Die meisten DAM-Systeme verfügen über ein vordefiniertes Set an Datenfeldern für die meistgenutzten Standard-Metadaten der unterschiedlichen Medientypen. Meistens können sie auch benutzerdefinierte Datenfelder festlegen und selbst frei definierte Begriffe hinterlegen. Moderne DAM-Lösungen wie die Lösung Portfolio von Extensis gehen noch einen Schritt weiter und analysieren beispielsweise Fotos mithilfe KI-fähiger Bilderkennung. Dies bedeutet eine erhebliche Zeit- und Kosten-Ersparnis.

 

Jetzt schneller und einfacher: Asset-Suche

Wenn Sie Assets finden müssen, nutzen Sie die einfache Schlagwortsuche oder die leistungsfähige Boolesche Logik Dank Thumbnails oder Video-Vorschauen finden Sie die gesuchten Objekte sehr schnell, so dass sie Ihnen jederzeit zur Verfügung stehen. Mit einer sehr detaillierten Rechtevergabe können Sie steuern, wer welches Asset wie nutzen darf. Dies garantiert auch eine bessere Compliance im Hinblick auf die DSGVO und Sie sind auf der sicheren Seite.

 

Benutzerfreundliche Bereitstellung von Assets

Digital-Asset-Management-Systeme erlauben es, Assets medienneutral zu speichern und in vielen unterschiedlichen Formaten auszugeben. Die Daten sind als Quelldatei hinterlegt und können bedarfsgerecht genutzt werden.  Auch das spart Zeit und Kosten, denn das Kreativteam kann die benötigten Assets selbst in das passende Format konvertieren und herunterladen. Unerlässlich ist auch eine genaue Versionskontrolle: Bestimmen Sie selbst, wie lange Dateien aktuell sind und entweder zur Ansicht oder zum Download zur Verfügung stehen, damit Ihre Mitarbeiter nicht versehentlich veraltete Assets nutzen.

Auch wenn Sie externe Stakeholder in ein Projekt einbinden möchten, profitieren Sie durch entsprechende eindeutige Zugriffsrechte und behalten den vollen Überblick. Das Ergebnis? Eine höhere Produktivität und bessere Rentabilität Ihrer Investitionen in digitale Assets. Verschwenden Sie also keine Zeit und wertvolle Ressourcen.

Im zweiten Teil dieses Artikels lesen Sie, wie Sie die für Ihre Organisation passende DAM-Lösung auswählen und die Arbeitsabläufe für die Verwaltung von digitalen Medien in Ihrem Kulturbetrieb automatisieren können.

 

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Torsten KobelTorsten Köbel  Country Manager - DACH

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Der Country Manager DACH von Extensis, Torsten Köbel, zählt zu den „Urgesteinen“ der IT-Branche: Torsten arbeitet bereits seit Mai 2008 für den führenden Anbieter von Lösungen für Asset Management und Schriftverwaltung. Zuvor war der Schriftfan bereits in führenden Positionen für namhafte IT-Firmen wie Aldus, Canon, Sony, Samsung Electronics oder Radius SuperMac Technology tätig.

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