5 bewährte Vorgehensweisen für das Verteilen von Schriftarten, mit denen Sie Zeit und Geld sparen sowie Stress vermeiden

Juni 4, 2020
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Als Markenartikler, Agenturprofis und Experten für digitale Medien gehören Sie zu den innovativsten Menschen der Welt. Doch neue Social-Media-Plattformen und unbekannte Märkte sind nicht alles, womit Sie zu kämpfen haben.

Einer der schlimmsten Engpässe für Ihre Produktivität ist etwas viel Geringeres: das Verteilen von Schriftarten.

Aber wie gewährleisten Sie, dass jeder in Ihrem Team zur richtigen Zeit auf die richtigen Schriftarten zugreifen kann? Und was noch wichtiger ist: Wie behalten Sie den Überblick über Ihre Schriftartenlizenzen, sodass Sie nur die Schriftarten kaufen, die Sie benötigen?

Bevor wir Ihnen unsere 5 besten bewährten Vorgehensweisen für das Verteilen von Schriftarten vorstellen, verraten wir Ihnen, was Sie das kostet:

Zeit und Geld. Durch die manuelle Installation von Schriftarten auf einem Computer kann sich jeder neue Auftrag für Ihre Kunden stundenlang hinzögern. Schriftarten aus der Ferne zu installieren ist zwar ein großer Fortschritt, aber es ist nur ein Teil des Puzzles. Wenn Ihr Team nicht sofort findet, was es benötigt, verschwendet es möglicherweise Stunden mit der erfolglosen Suche. Und wenn die falschen Schriftarten zur Erstellung von Informationsmaterial, Whitepapers oder digitalen Medien verwendet werden, kann dies zu teurer Nacharbeit führen. Sprich: zu noch mehr Zeitverschwendung.

Energie, weil Sie Problemen hinterherlaufen. Ohne einen ordentlichen Prozess für das Verteilen von Schriftarten hat Ihr Team nur wenig oder gar keinen Einblick in die verwendeten Schriftarten. Einige werden womöglich nicht genügend genutzt, was dazu führen kann, dass Sie mehr Schriftartenlizenzen erwerben, als Sie benötigen. Durch eine gute Nachverfolgung und Reporterstellung können Sie bessere und sinnvolle Kaufentscheidungen für Ihre Schriftarten treffen.

Die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. „Welche Helvetica sollen wir benutzen?“ Leider sind Fragen wie diese allzu häufig in Unternehmen, denen ein klares System zum Verteilen von Schriftarten fehlt. Es ist frustrierend, wenn Sie nicht die Schriftarten haben, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Aber es ist noch schlimmer, wenn Sie keine Ahnung haben, welche Schriftarten die richtigen sind.

Nerven, aufgrund von Unsicherheiten, was die Lizenzierung von Schriftarten betrifft. Wenn Sie keine einfache Möglichkeit haben, Ihre Schriftartenlizenzen zu verwalten, begeben Sie sich auf dünnes Eis. Ohne einen kontrollierten Verteilungsprozess für Schriftarten können nichtlizenzierte Schriftarten in Ihrem Unternehmen in Umlauf gelangen. Schlimmer noch, der eine oder andere Mitarbeiter Ihres Teams veröffentlicht möglicherweise unwissentlich wild und wahllos ungewollte Schriftarten. Jeder dieser Fehltritte führt womöglich zu Rechtsstreitigkeiten – das Letzte, was Sie brauchen.

Mit ein wenig Recherche und Vorbereitung können Sie sich später jede Menge Zeit sparen. Und wenn Sie die bewährten Vorgehensweisen für das Verteilen von Schriftarten kennen, müssen Sie bezüglich der Schriftartenlizenzierung nicht Rätselraten. Dies sind unsere fünf besten bewährten Vorgehensweisen für das Verteilen von Schriftarten, um ständige Befürchtungen auszuräumen:

Fünf bewährte Vorgehensweisen für das Verteilen von Schriftarten

1. Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Schriftartensammlung organisieren möchten.

Wir empfehlen, Ihre Teams nach Arbeitsgruppen zu organisieren. Dabei weisen Sie innerhalb jeder Arbeitsgruppe einer bestimmten Benutzergruppe eine spezielle Gruppe von Schriftarten zu. Hier sind drei gängige Methoden, die Sie beim Einrichten Ihrer Arbeitsgruppen berücksichtigen sollten:

  • Benutzertyp: Benutzertypen können variieren – wir hören allerdings häufig von redaktionellen, Grafik- und Produktionsbenutzertypen. Diese verschiedenen Gruppen haben unterschiedliche Anforderungen und verwenden Schriftarten aus unterschiedlichen Gründen.
  • Kunde: Jeder Kunde ist einzigartig – genau wie die für ihn benötigten Schriftarten. Unternehmen wünschen sich eine bestimmte Markenidentität. Dafür wählen sie unter anderem eine spezielle Schriftart aus oder entwickeln und beauftragen ihre eigene Hausschrift. Viele Unternehmen wählen auch spezielle Gruppen von Schriftarten für das Erscheinungsbild ihrer Marke aus.
  • Projekt: So wie jeder Kunde einzigartig ist, hat jedes Projekt seine Schlüssel zum Erfolg. Da Projekte jedoch nicht kundenspezifisch sein müssen, ist es manchmal sinnvoller, Benutzer und Schriftarten nach Projekten zu gruppieren.

2. Vergewissern Sie sich, dass die Benutzerberechtigungen lizenzkonform sind.

Spätestens jetzt sollten Sie es ahnen: Die Schriftartenlizenzierung ist ein wesentlicher Aspekt für die korrekte Verteilung von Schriftarten. Eine der einfachsten Möglichkeiten, um konform zu sein und Piraterie zu vermeiden, besteht darin, Benutzerberechtigungen einzurichten. Statt dass Ihre ganze Abteilung oder Ihr Unternehmen Zugriff auf bestimmte Schriften hat, dürfen nur diejenigen bestimmte Schriftarten verwenden, die die Berechtigung haben, sie zu aktivieren.

Sobald Sie die Berechtigungen für verschiedene Arbeitsgruppen angepasst haben, ist gewährleistet, dass Ihre Teams bei jedem Auftrag die Markenrichtlinien beachten. Wenn Sie für jede Ihrer Arbeitsgruppen entsprechende Berechtigungen festlegen, vermeiden Sie unbeabsichtigte Fehler bei der Lizenzierung von Schriftarten. Und wenn Ihre Teamkollegen nur Ihre genehmigten Schriftarten sehen, können Sie sich darauf verlassen, dass sie weniger frustriert und stattdessen produktiver sind.

3. Vergeben Sie Rollen.

Wer ist für die Auswahl, den Kauf und das Hochladen von Schriftarten in Ihr System verantwortlich? Ist es der führende Kopf Ihrer Grafiker? Oder jemand aus Ihrer IT-Abteilung? Wie auch immer … es ist an der Zeit, dem Rätselraten rund ums Schriftarten-Management ein Ende zu setzen. Sobald Sie Rollen für jede dieser wichtigen Funktionen vergeben haben, umgehen Sie viele Probleme im Zusammenhang mit falschen Schriftarten, duplizierten Schriftarten und der Lizenzierung Ihrer Schriftarten.

4. Dokumentieren Sie Ihre Schriftartenlizenzen und beobachten Sie die Nutzung.

Wie bereits erwähnt, ist die Verteilung von Schriftarten viel mehr als die reine Installation von Schriftarten. Und wenn Sie Ihre Benutzer einfach Schriftarten in Photoshop, oder Sketch installieren lassen, haben Sie von da an keine Möglichkeit mehr, alle im Auge zu behalten.

Die korrekte Verteilung von Schriftarten wird Ihnen die nötige Sicherheit bei der Lizenzierung von Schriftarten geben. Mit entsprechenden festen Richtlinien können Sie genau herausfinden, wer Zugriff auf bestimmte Schriftarten hat und wer diese aktiviert. Sie können so auch nichtlizenzierten Schriftarten einen Riegel vorschieben und verhindern, dass unerwünschte Schriftarten die Markenintegrität untergraben.

Wenn Sie sämtliche Einzelheiten zur Verwendung von Schriftarten in Ihrem Unternehmen verstanden haben, können Sie jedem Ihrer Projekte die richtige Anzahl von Lizenzen zuweisen. Letztlich geht es darum, Zeit und Geld zu sparen. Wenn Sie Schriftarten entdecken, die nicht benötigt werden, müssen Sie hierfür kein Geld mehr ausgeben und können es an lohnenderer Stelle einsetzen. Das alles im Auge zu behalten, ist nicht unbedingt einfach, aber hier kann eine Schriftarten-Managementsoftware eine große Hilfe sein.

5. Wählen Sie die richtige Schriftarten-Management-Software für Unternehmen aus.

Was ist der beste Weg, um Ihren Plan für das Verteilen von Schriftarten erfolgreich in die Tat umzusetzen? Wählen Sie die beste Schriftarten-Managementsoftware für Ihr Team. Mit der richtigen Software für Ihr Schriftarten-Management sparen Sie auf jeden Fall Zeit und Geld. Es vereinfacht aber auch die Beachtung Ihrer Schriftartenlizenzen und gibt Ihrem Team viele Stunden zurück, in denen es produktiv arbeiten kann.

Suchen Sie unbedingt nach einer Schriftarten-Management-Lösung, mit der Sie und Ihre Teamkollegen Schriftarten einfach nebeneinander vergleichen können. Überprüfen Sie, ob Sie eine Schriftart nach einem bestimmten Dateityp suchen können, und richten Sie Benutzerberechtigungen nach Arbeitsgruppen ein. Mit der richtigen Software sollten Sie Ihre Schriftartensammlung in Ihren Lieblingsgrafikprogrammen anzeigen können. Damit müssen Sie nicht jedes Mal extra Schriftarten in , Illustrator oder Sketch installieren, wenn Sie ein neues Projekt beginnen. Nicht zuletzt sollten Sie sich vergewissern, dass Ihre Schriftarten-Managementsoftware Berichte bietet, damit Sie sehen können, welche Schriftartenlizenzen erworben und welche storniert werden müssen.

Fazit

Ein effizientes Verteilungssystem für Schriftarten einzurichten, erfordert Teamarbeit. Die Ergebnisse sind es definitiv wert. Dank der richtigen Prozesse in Ihrem Haus können Sie sich über mehr Produktivität, weniger Unmut und einen besseren Einblick in Ihre Schriftartenlizenzen freuen.

Sind Sie offen für einen Vorschlag, wie Sie in Ihrem Unternehmen ein System zum Verteilen von Schriftarten einrichten? Dann laden Sie gleich unseren kostenlosen Leitfaden mit bewährten Vorgehensweisen für das serverbasierte Schriftarten-Management herunter.

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