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Automatisez votre processus de gestion des ressources numériques

Utilisez Portfolio Workflow Automation pour simplifier vos processus de gestion des ressources numériques

Améliorez la gestion, la distribution et l'utilisation de vos fichiers numériques

Les systèmes de gestion des ressources numériques facilitent l'organisation et le partage de vos ressources numériques, mais il reste certaines tâches répétitives et fastidieuses que vous devez effectuer vous-même. Portfolio Workflow Automation accomplit à votre place des tâches spécifiques de gestion des ressources numériques, dans Portfolio ou en association avec d'autres systèmes professionnels, afin d'adopter de façon systématique le même processus et d'obtenir toujours les résultats attendus. Cela vous aide à éliminer les erreurs humaines qui peuvent s'avérer coûteuses et à accroître l'efficacité générale de votre organisation.

L'automatisation renforce votre efficacité

Éliminez les tâches manuelles, fastidieuses et répétitives Créez des processus de travail pour réaliser automatiquement un ensemble d'opérations en lien avec la gestion de vos ressources numériques, comme la saisie des métadonnées, la conversion de formats de fichiers, l'archivage, etc.
Optimisez la cohérence, la précision et les résultats des processus professionnels souhaités Homogénéisez les processus créés et les résultats obtenus. Réduisez les coûts résultant d'erreurs humaines ou les retards liés à des goulets d'étranglement et à des changements de priorités.
Optimisez vos processus de travail existants Accomplissez plus de tâches sans entraver les processus en place. Déclenchez plusieurs opérations à partir d'un processus de travail existant ou d'actions planifiées.
Améliorez la communication et la fiabilité En automatisant votre processus de travail, toutes les personnes concernées sont correctement informées, car la visibilité de l'état des projets et des fichiers à livrer est meilleure.

L'automatisation renforce votre efficacité

Éliminez les tâches manuelles, fastidieuses et répétitives Créez des processus de travail pour réaliser automatiquement un ensemble d'opérations en lien avec la gestion de vos ressources numériques, comme la saisie des métadonnées, la conversion de formats de fichiers, l'archivage, etc.
Optimisez la cohérence, la précision et les résultats des processus professionnels souhaités Homogénéisez les processus créés et les résultats obtenus. Réduisez les coûts résultant d'erreurs humaines ou les retards liés à des goulets d'étranglement et à des changements de priorités.
Optimisez vos processus de travail existants Accomplissez plus de tâches sans entraver les processus en place. Déclenchez plusieurs opérations à partir d'un processus de travail existant ou d'actions planifiées.
Améliorez la communication et la fiabilité En automatisant votre processus de travail, toutes les personnes concernées sont correctement informées, car la visibilité de l'état des projets et des fichiers à livrer est meilleure.

Simple à mettre en place et à utiliser

Fonctionne à l'aide d'un moteur d'automatisation Portfolio Workflow Automation repose sur Corbit, une application additionnelle performante et flexible, conçue pour automatiser tout type de processus lié aux ressources numériques.
Prend en charge vos processus existants Corbit prend en charge les processus existants, facilite la mise en place de nouveaux processus et vous aide ainsi à automatiser vos processus rapidement et facilement dans divers systèmes, sans compétences requises en programmation informatique.
Configurez des processus préétablis Accédez à des processus préétablis qui ont été spécialement conçus pour Portfolio et configurez-les pour les adapter à vos besoins. Il ne sera pas nécessaire de créer une solution personnalisée dès qu'un changement devra être intégré.
Créez vos propres processus de travail Créez des processus qui vous sont propres, des plus simples aux plus complexes. Vous pouvez aussi les enregistrer, les associer et les intégrer à l'aide d'API pour mettre en place des opérations plus complètes.

Simple à mettre en place et à utiliser

Fonctionne à l'aide d'un moteur d'automatisation Portfolio Workflow Automation repose sur Corbit, une application additionnelle performante et flexible, conçue pour automatiser tout type de processus lié aux ressources numériques.
Prend en charge vos processus existants Corbit prend en charge les processus existants, facilite la mise en place de nouveaux processus et vous aide ainsi à automatiser vos processus rapidement et facilement dans divers systèmes, sans compétences requises en programmation informatique.
Configurez des processus préétablis Accédez à des processus préétablis qui ont été spécialement conçus pour Portfolio et configurez-les pour les adapter à vos besoins. Il ne sera pas nécessaire de créer une solution personnalisée dès qu'un changement devra être intégré.
Créez vos propres processus de travail Créez des processus qui vous sont propres, des plus simples aux plus complexes. Vous pouvez aussi les enregistrer, les associer et les intégrer à l'aide d'API pour mettre en place des opérations plus complètes.

Automatisez aisément vos processus de travail

Sélectionnez vos sources

Quelles que soient vos sources d'entrée, vous pouvez contrôler les activités pour déclencher des actions. Une source d'entrée peut être un dossier sur votre réseau ou dans Portfolio, un serveur FTP, une adresse e-mail ou même une heure spécifique de la journée.

Choisissez des filtres

Déterminez les ressources à prendre en compte dans la source que vous avez sélectionnée. Vous pouvez ainsi traiter des fichiers spécifiques différemment.

Configurez diverses actions

Déterminez ce que vous souhaitez faire avec les fichiers identifiés : les ajouter, les supprimer, les déplacer, les copier, les envoyer par e-mail, les modifier, insérer/extraire des métadonnées, mettre à jour une base de données... Les possibilités sont nombreuses.

Planifiez

Certains processus doivent être exécutés toute la journée, tandis qu'il n'est nécessaire d'en exécuter d'autres qu'une fois par jour ou par semaine (chaque dimanche à deux heures, par exemple). Définissez des programmes réguliers avec Portfolio Workflow Automation pour des processus sans entraves.

Configurez des valeurs dynamiques

Des champs avec macro sont prévus pour les valeurs dynamiques. Ils peuvent être renommés dans le cadre de l'application de règles complexes, de la mise à jour de bases de données, de l'envoi d'e-mails, etc.

Créez des actions linéaires ou parallèles au sein d'un processus de travail

Appliquez un ordre séquentiel aux processus ou exécutez plusieurs opérations en parallèle pour accomplir les tâches plus rapidement et plus efficacement.

Créez et enregistrez des processus

Enregistrez vos processus de travail afin de pouvoir les réutiliser à l'infini. Associez des éléments pour créer de nouveaux processus de travail sans repartir de zéro.

Améliorez les processus de travail avec les API intégrées de Portfolio

Intégrez des API de Portfolio à votre processus automatisé ou déclenchez des scripts côté serveur pour créer facilement des opérations plus complexes.

Associez d'autres systèmes

Communiquez de façon bidirectionnelle avec d'autres systèmes tels que votre système de gestion de contenu, votre système de gestion de campagnes marketing, Oracle, Microsoft SQL Server, MySQL et FileMaker, entre autres !