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Les polices et les ressources numériques, enfin ensemble. Découvrez les nouveautés d’Extensis Connect

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Toby Martin, PDG d’Extensis, explique ce qu’il faut attendre d’Extensis Connect

Tara Storozynsky
novembre 16, 2020

Je me suis entretenue (virtuellement, bien sûr) avec Toby Martin, notre PDG, afin d’obtenir une exclusivité sur Extensis Connect, notre nouveau système de gestion de ressources numériques basé sur le cloud.

1. Toutes mes félicitations pour le lancement d’Extensis Connect ! Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur ce qui a incité l’entreprise à se lancer dans le développement de ce nouvel outil de collaboration en ligne ? 

Nous voulions aborder la gestion des ressources numériques (DAM) différemment, car au fil des ans, nous avons constaté que de nombreux clients étaient confrontés à un seul et même problème. Certes, les outils DAM en question, même les nôtres, permettaient aux équipes d’atteindre leurs objectifs, mais ils devenaient aussi souvent un peu un inconvénient.

Il était donc vraiment nécessaire de se pencher sur l’objectif principal d’un système de gestion des ressources numériques. Les systèmes riches en fonctionnalités ne sont pas adaptés à tous les clients. Nous avons donc conçu un outil qui facilite le stockage, la recherche et la gestion des ressources, sans qu’il soit nécessaire de recourir à une multitude de fonctionnalités, à un serveur ou à une assistance informatique.

2. Pouvez-vous nous citer quelques exemples de besoins des clients auxquels Extensis Connect peut répondre ?

À maintes reprises, les clients nous ont fait part de besoins plutôt basiques, comme un endroit pour stocker toutes leurs ressources (pas le parking numérique, c’est un vieux disque dur, et les disques durs ne sont pas très pratiques pour la collaboration) et les récupérer facilement. Ils souhaitaient également pouvoir organiser ces ressources de manière efficace afin de pouvoir les retrouver rapidement et facilement.

Bien entendu, de nombreuses autres facettes de la gestion des ressources numériques sont essentielles et peuvent varier selon les cas d’utilisation. Mais sans ces trois piliers (stockage, accessibilité et organisation), tout le reste se « perd » dans la foule, au sens propre comme au sens figuré. Afin d’actualiser la valeur des ressources numériques, ces trois piliers doivent être utilisés efficacement.

Nous avons également constaté que pour de nombreuses entreprises créatives, la méthode de collaboration se modifiait. Et que le lieu, le moment et la manière dont le travail était réellement effectué évoluaient également. On s’attend désormais à avoir tout à portée de main, car selon le projet, le travail ne commence et ne se termine pas à des heures fixes. Les utilisateurs doivent pouvoir échanger des images d’événements en temps réel, collaborer facilement depuis leur domicile et s’enregistrer depuis des endroits éloignés et des fuseaux horaires différents lorsqu’ils voyagent. Ils ont besoin d’outils qui les épaulent et les aident à faire avancer les choses.

Les utilisateurs doivent désormais pouvoir collaborer facilement depuis leur domicile et s’enregistrer depuis des endroits éloignés et des fuseaux horaires différents lorsqu’ils voyagent.

Par ailleurs, nous avons constaté que de nombreuses équipes créatives consacrent trop de temps et d’efforts à leur travail. Les gens ont besoin d’une nouvelle ressource et ils partent de zéro. Mais à vrai dire, la plupart des ressources sont constituées de plusieurs petites ressources, telles que différentes polices, photos, graphiques et autres ressources créatives. Si elles sont correctement suivies, elles peuvent être réutilisées plus efficacement, offrant ainsi aux équipes la possibilité de se concentrer à nouveau sur la collaboration créative et la productivité. Un système DAM peut faire toute la différence à cet égard, et il est crucial que les petites entreprises et les équipes flexibles reprennent le contrôle de leurs ressources.

Nous avons délibérément conçu une solution simple et facile à mettre en œuvre afin que les petites entreprises et les équipes en pleine évolution puissent profiter des avantages d’une solution DAM, où qu’elles se trouvent.

3. Extensis Connect est légèrement différent des solutions DAM plus traditionnelles. Pouvez-vous nous dire un peu ce qui le caractérise, et quelles sont les entreprises et les équipes qui pourraient bénéficier davantage d’une telle option ?

Il faut commencer par la simplicité, comme pour Occam’s Razor. Toutes choses étant égales par ailleurs, la méthode la plus simple est toujours la meilleure. Ainsi, lorsque vous envisagez d’adopter un système DAM, avez-vous besoin de tous les autres éléments ? De toutes les fonctionnalités et intégrations ? De tous les raccourcis avancés de l’IA ?

C’est le cas de certaines entreprises. C’est la raison pour laquelle le marché des systèmes DAM est aussi dynamique. Ceci explique aussi pourquoi les systèmes DAM traditionnels ont connu une forte croissance, mais ne vont nulle part.

Cependant, certaines personnes n’ont jamais pensé avoir besoin d’une solution DAM ou se sont montrées réticentes pour des raisons budgétaires ou de mise en œuvre. Ces personnes ont été mal servies.

Je suis prêt à parier qu’il y a plus de ressources mal gérées que de ressources bien gérées. Si vous faites partie de ces petites équipes qui échangent des ressources par e-mail, feuilles Excel, disques durs, lecteurs réseau partagés ou autres services de stockage, nous devons vous le dire... vous passez à côté de tous les avantages d’une véritable solution DAM.

 

4. L’avantage de ce système DAM basé sur le cloud est qu’il ne nécessite pas de serveur de travail traditionnel, ni même de bureau traditionnel. En quoi cela est-il utile aux clients d’Extensis Connect ?

 Cela fait des années que je parle avec des responsables informatiques et personne ne m’a jamais répondu par l’affirmative à la question que j’aime poser : avez-vous trop de ressources ou trop de temps ?

Dans ce contexte, nous devons aider non seulement les équipes créatives, mais aussi les responsables informatiques. Lorsqu’un système ne nécessite pas de matériel, d’intégrations complexes ou de longues semaines de mise en œuvre, il est beaucoup moins contraignant pour le service informatique. Donnons-leur aussi un peu d’amour, car une solution DAM est un objectif qui concerne toute l’entreprise, pas seulement les personnes qui font partie des équipes marketing ou créatives.

Nous devons également tenir compte du fait que certaines petites entreprises, les agences de création de boutiques par exemple, n’ont pas de personnel informatique interne à temps plein, et encore moins de service informatique. Toutefois, ces entreprises sont bel et bien productives, et une gestion efficace des ressources numériques peut les aider à atteindre leurs objectifs et à être encore plus performantes. Connect permet à ces entreprises de bénéficier des avantages d’un système DAM, ce qui serait impossible avec une solution traditionnelle sur site qui nécessite une mise en œuvre et une maintenance informatiques.

5. Comment pensez-vous qu’Extensis Connect va transformer le flux de travail des clients ?

Alors que nous travaillions sur ce projet, nous nous sommes vraiment efforcés de nous assurer qu’il serait bénéfique pour tous les membres d’une équipe créative.

D’une part, nous avons des équipes créatives qui travaillent dur et qui collaborent, réfléchissent et exécutent à un très haut niveau. Pour ainsi dire, ce sont des gens très occupés. Leur permettre de trouver plus rapidement tout ce dont ils ont besoin, c’est leur donner véritablement le temps de se consacrer aux tâches importantes. Et cela leur permet également de rester concentrés, car ils n’ont pas besoin d’arrêter totalement ce qu’ils font pour retrouver leurs ressources. Un tel changement de contexte est un véritable frein à la productivité.

D’autre part, nous avons des chefs d’équipe et des propriétaires d’entreprises. La plupart du temps, ces personnes sont aussi créatives, mais leurs préoccupations sont quelque peu différentes. Bien que l’efficacité du flux de travail leur importe et qu’elles ne veulent pas que leur équipe perde du temps à effectuer des tâches fastidieuses, elles sont très soucieuses des relations avec les clients et les parties prenantes. Il est essentiel d’utiliser les bonnes ressources et d’être en mesure de fournir des services fiables. Il est non seulement important de faire bonne impression, mais aussi d’impressionner les parties prenantes au quotidien. Un outil comme Extensis Connect est avantageux pour leur équipe, mais il renforce également la cohérence, optimise le flux de travail et fournit même un système de diffusion à ces parties prenantes.

Notre objectif est d’apporter une totale tranquillité d’esprit aux personnes créatives et aux dirigeants, et de créer un espace dans leurs flux de travail pour de nouveaux projets et de nouvelles idées. Un espace de développement pour ainsi dire.

6. Lorsqu’Extensis a lancé ce projet, les entreprises à horaire flexible et à distance étaient en plein essor. Mais nous avons assisté à une forte augmentation du travail à distance en 2020. Comment Extensis Connect et d’autres outils similaires peuvent-ils aider les entreprises à s’adapter à ces changements ?

S’adapter a toujours été une question de survie, mais aussi d’amélioration. L’année 2020 a certainement mis à l’épreuve la capacité d’adaptation de tout le monde.

Ce que nous avons observé chez plusieurs segments de clientèle clés, c’est qu’ils ont été capables de s’adapter rapidement. Ainsi, ils ont pu retrouver une productivité maximale en très peu de temps. Ils mettent tout en œuvre pour que cela fonctionne et pour aller de l’avant parce qu’ils font les ajustements et les investissements nécessaires.

Nous avons la chance d’avoir eu ce projet en tête depuis un certain temps. L’observation de l’évolution des marchés au cours de l’année 2020 n’a fait que renforcer notre conviction que ce nouvel outil est nécessaire et arrive au bon moment. Nous nous efforçons de donner aux clients ce dont ils ont besoin pour atteindre les résultats souhaités, d’une manière accessible et durable, quelle que soit l’évolution de leur processus de collaboration.

Les solutions basées sur le cloud permettent aux entreprises de s’assurer que leurs équipes ont accès aux outils dont elles ont besoin à tout moment. Qu’il s’agisse d’une entreprise où tout le monde est habituellement réuni dans un bureau ou d’une entreprise qui travaille à distance, un outil basé sur le cloud permet une accessibilité totale. Le travail a définitivement évolué. D’une part, nous ne savons pas quand il sera possible de se rendre au travail et de se retrouver dans un même espace physique pendant la journée en toute sécurité. D’autre part, nous constatons une forte productivité, même à distance. De nombreux travailleurs intellectuels préfèrent travailler à domicile, et tout du moins au sein de l’équipe Extensis, les gens vont avoir de nombreux déplacements à effectuer pour rattraper leur retard lorsque tout cela sera terminé. Nous devons donc prévoir une main-d’œuvre plus répartie à l’avenir, et nos outils et nos piles technologiques doivent s’adapter pour y parvenir. Sinon, nous risquons d’être dépassés.

7. D’après ce que nous avons vu avec les autres produits Extensis, il est probable qu’Extensis Connect continuera à évoluer et à s’améliorer en fonction des résultats obtenus par nos clients. Pouvez-vous nous donner des indications sur ce à quoi nous pouvons nous attendre par la suite ? 

Bien sûr. Les clients peuvent s’attendre à des versions rapides et à des mises à jour fréquentes, comme nous le faisons depuis des années avec TeamSync et Suitcase Fusion. Le délai de mise sur le marché plus rapide signifie que nous pouvons réagir plus efficacement et évoluer en fonction des besoins de nos clients de manière encore plus performante qu’au cours des 27 premières années d’Extensis. Vous verrez également que nous nous développons dans le domaine du cycle de vie des ressources numériques (DAL), où nous approfondissons la gestion des ressources et de leurs composants internes. Le processus de création et de gestion des ressources peut être encore plus coûteux, et nous pensons que de nombreuses améliorations doivent être apportées à ce niveau également. Et bien sûr, compte tenu de notre expérience en matière de polices, nous en resterons là pour l’instant !

Quoi qu’il en soit, nous continuerons à offrir à nos clients des résultats plus faciles et plus précieux grâce à Extensis Connect, et nous ne faisons que commencer à redéfinir et à faire évoluer le marché.

Nous sommes très heureux qu’Extensis Connect soit désormais disponible, et nous avons hâte d’aider les équipes à atteindre leurs objectifs en matière de gestion des ressources numériques, où qu’elles se trouvent. Vous pouvez vous inscrire pour bénéficier d’une version d’essai gratuite dès aujourd’hui et commencer à faire gagner du temps à votre équipe.

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