Devenez aussi organisé qu’un universitaire

De multiples départements, de nombreux collègues, des milliers de ressources numériques...

Cela vous fait penser à votre environnement de travail ?

Les établissements d’enseignement supérieur qui souhaitent optimiser leurs ressources numériques font souvent face à des difficultés similaires. Il peut s'avérer très difficile de créer une arborescence de dossiers structurée, tout en appliquant des règles définies et une certaine logique. La logique humaine est fluctuante. Si un utilisateur enregistre les fichiers et les nomme d'une certaine manière, son collègue aura par la suite peut-être de la peine à intégrer une logique d'organisation différente de la sienne.

Nous nous sommes entretenus avec Nico Badenhuizen, développeur PHP en chef à l’université du Cap (UCT), pour recueillir son avis sur l’implémentation de Portfolio, la solution de gestion des ressources numériques d’Extensis, et savoir comment la solution a permis à son équipe de résoudre les problèmes qu’elle rencontrait au quotidien.

E : Bonjour Nico et merci d’être avec nous aujourd'hui. Pourriez-vous commencer par présenter l’université dans laquelle vous travaillez ?

N : Merci de m'avoir invité. L’UCT a été créée en 1829. Il s'agissait à l’origine d’un lycée pour garçons. Aujourd’hui, environ 33 000 personnes fréquentent l’université, dont 28 700 étudiants et 4 900 membres du personnel, dans six facultés.

Grâce à l’excellence de nos programmes de recherche et à la qualité de nos enseignements, nous faisons partie des meilleures universités d’Afrique (selon les classements mondiaux des universités Times Higher Education World University Rankings, Quacquarelli Symonds World University Rankings et Centre for World University Rankings). Nous pensons qu’en tant que grande université africaine, il est de notre devoir de représenter la diversité et de n’exclure personne, afin que chacun se sente bien au sein de l’établissement et soit capable de réaliser pleinement son potentiel.

E : Quelles sont vos responsabilités à l’UCT ?

N : Je suis le développeur PHP en chef du service Communication et marketing, qui emploie environ 45 professionnels de la communication. Nous travaillons au service de toute l'université, dont les facultés, les services administratifs et les bureaux du secrétaire général et du président. Nos activités regroupent l’ensemble des actions de marketing, d'information et de communication interne au niveau du campus.

Mon rôle consiste notamment à veiller sur les ressources utilisées sur les quatre sites web de l’université (site principal, sites destinés aux étudiants et aux membres du personnel, et site d'information). Je suis également chargé d'étudier les logiciels disponibles sur le marché et de mettre en place des solutions logicielles au sein du service Communication et marketing, notamment pour faciliter la gestion des ressources numériques.

E : Pouvez-vous nous expliquer pourquoi il était devenu indispensable pour l'université de recourir à une solution de gestion des ressources numériques ?

N : Auparavant, nous utilisions essentiellement un partage réseau pour stocker nos ressources. À partir de 2017, la structure, l’utilité et les capacités d’extension de cet espace ont commencé à poser problème. Le service Communication et marketing génère une énorme quantité de fichiers dans le cadre de ses activités quotidiennes, notamment des photos et des vidéos. De ce fait, nous avons toujours dû faire attention à nos capacités de stockage. Par ailleurs, nous placions nos ressources sur des unités différentes (Presse et multimédias, Réseaux sociaux, Marketing et relations avec les parties prenantes, Communications en ligne), ce qui compliquait la recherche d’éléments bien spécifiques. Nous ignorions même parfois jusqu’à l'existence de certains de nos fichiers !

En 2017, il est devenu évident que nos productions n’avaient que peu de valeur parce que nous ne disposions d'aucun système efficace pour mettre ces ressources à la disposition de ceux qui en avaient besoin. Nous avions souvent du mal à les retrouver si nous n’en étions pas nous-mêmes les auteurs. Il devenait donc indispensable de recourir à une solution pratique de gestion des ressources numériques.

C’est surtout la très grande quantité de contenus audios et vidéos produits par les responsables des unités Presse et multimédias qui nous a convaincu de la nécessité d'acquérir une telle solution de gestion. Je pense que le volume de contenus que nous produisons aujourd'hui est beaucoup plus élevé qu'il y a 10 ans, ou même qu’il y a cinq ans. L’espace de stockage dont nous avons besoin croît de manière exponentielle d'année en année.

E : Outre les contraintes d’espace de stockage, votre service rencontrait-il d'autres difficultés ?

N : Au fil des années, les utilisateurs ont enregistré des éléments dans leurs propres systèmes de dossiers. Par conséquent, il est devenu presque impossible de tirer profit de chaque ressource créée dans l’ensemble du service. En outre, des fichiers étaient copiés et enregistrés dans plusieurs dossiers pour répondre aux exigences de chaque unité distincte, et nous perdions inutilement de l’espace du fait de ces duplications. Comme tout le monde disposait d'un accès total à tous les éléments du partage réseau, il arrivait aussi que des dossiers soient déplacés ou supprimés. C'était donc totalement ingérable. 

À moins de savoir qui avait créé et stocké l’élément que vous recherchiez, vous ne parveniez que difficilement à mettre la main sur cet élément ! Multipliez cette opération par 45, le nombre de membres dans notre équipe, et vous aurez une idée de la complexité de la situation. Certains de nos photographes saisissaient des métadonnées utiles dans les programmes qu’ils utilisaient (Adobe Photoshop, par exemple), mais tous le ne faisaient pas. De ce fait, les recherches de fichiers nous prenaient beaucoup de temps. 

Il s'agissait de problèmes récurrents, qu’il nous fallait résoudre au plus vite, et c’est pourquoi nous avons commencé à nous intéresser aux solutions de gestion des ressources numériques. Un an plus tard, nous avions implémenté Extensis Portfolio, que nous utilisons toujours à l’heure actuelle. 

E : Pourquoi avez-vous choisi Extensis Portfolio ?

N : Nous recherchions la simplicité. J'avais déjà implémenté des solutions logicielles par le passé et j'avais constaté qu’il était parfois difficile de convaincre les utilisateurs de s’en servir. Par conséquent, l'un de nos impératifs était de trouver une solution relativement simple et intuitive, que nos utilisateurs n’auraient aucun mal à adopter. Il fallait que le système leur soit déjà un peu familier. 

Une ou deux démonstrations du produit ont suffi à me convaincre d'acheter le logiciel Portfolio. J'ai été séduit par les fonctionnalités proposées, facilitant les tâches de l’utilisateur, et la tarification était aussi attractive. C’est pour cela que nous l’avons choisi !

E : Comment s’est passé le processus d'implémentation ?

N : J'ai passé en revue nos CD, DVD, volumes partagés, disques durs externes, disques partagés, etc. J'ai transféré environ 250 000 ressources existantes au cours du premier mois d'utilisation. Il était plus facile de trier les ressources dans Portfolio qu’au niveau des dossiers de mon ordinateur, et je n'ai eu aucun mal à configurer les différents catalogues Portfolio. Je copiais les ressources dans un dossier surveillé de Portfolio, je les triais, puis je plaçais chaque ressource dans le catalogue Portfolio adéquat.

Au moment de la migration des contenus dans Portfolio, j'ai aussi beaucoup apprécié de pouvoir importer les métadonnées d'un chemin d'accès de fichier en conservant les noms de dossiers existants. Les noms de fichiers et les chemins d'accès dont nous disposions étaient complets. Je sélectionnais le chemin d'accès complet et tous les noms de fichiers dans chaque dossier parent pour associer les noms aux ressources sous la forme de mots-clés. Cela m'a permis de gagner beaucoup de temps. Tout a très bien fonctionné.

J'ai aussi créé des comptes pour les 45 membres de l'équipe, ce qui a été rapide, et j’ai pris le temps de rencontrer chaque utilisateur pour présenter, en une quinzaine de minutes, le fonctionnement du logiciel et sa simplicité d'utilisation.

E : Comment le service Communication et marketing utilise-t-il Portfolio actuellement ?

N : Chaque unité possède son propre catalogue et nous avons créé des catalogues distincts pour nos projets spéciaux. Nous disposons tous d’un accès en lecture à l’ensemble des catalogues et d’un accès total aux catalogues de notre unité respective.

Par exemple, l’unité Marketing et relations avec les parties prenantes a souvent besoin d’anciennes et de nouvelles photos d'une même ressource pour mener une campagne. Les utilisateurs de l’unité trouvent facilement et rapidement ce qu’ils recherchent dans Portfolio, sans devoir déranger les utilisateurs des autres unités, comme c’était le cas auparavant.

Lorsqu’une seule personne est responsable du stockage, de la nomenclature et du référencement des ressources, tout va pour le mieux. En revanche, dès que plusieurs personnes commencent à gérer les ressources, on perd vite le contrôle. Le fait que chaque unité de l’équipe puisse effectuer elle-même ses recherches nous a grandement aidé.

L'unité Presse et l'unité qui assiste l'équipe dirigeante de l’université utilisent toutes les deux la fonction de coffre de Portfolio parce qu’elles travaillent sur des contenus confidentiels. Pour éviter que des informations sensibles ne se retrouvent entre de mauvaises mains, seules ces unités ont accès aux ressources se trouvant dans le coffre.

« Il est parfois difficile de garantir que l’accès à un ordinateur est complètement sécurisé. Les contenus placés dans le coffre de Portfolio sont chiffrés et conservés en toute sécurité, ce qui est très rassurant. » - Nico Badenhuizen, Développeur PHP, Université du Cap
Lire l’étude de cas relative à l’UCT dans son intégralité pour en savoir plus

E : Comment les utilisateurs du service Communication et marketing ont-ils réagi à la mise en place de la nouvelle solution de gestion des ressources numériques ?

N : Je suis l’administrateur de Portfolio, mais je suis aussi un utilisateur du logiciel. Je n’ai aucune plainte à formuler au sujet du logiciel et l’utilisation de la fonctionnalité de recherche n'a posé aucune difficulté, ce qui une très bonne chose en soi. Je fais régulièrement le point avec mes collègues qui créent des dossiers et des sous-dossiers, c’est-à-dire avec les personnes qui utilisent le plus le système au quotidien. Nous cherchons à maintenir une certaine homogénéité dans l'arborescence des dossiers.

Au début, quelques utilisateurs ont craint de ne pas pouvoir stocker des fichiers vidéo volumineux sur le système. Ils ont été agréablement surpris de constater qu’ils pouvaient ajouter des gros fichiers .mov sans les compresser ! D'autres utilisateurs ont beaucoup apprécié les aperçus des vidéos. Faire défiler un très grand nombre de vidéos tourne vite au cauchemar et la fonctionnalité d'aperçu de vidéos de Portfolio nous facilite vraiment la tâche.

J'ai également entendu dire du bien de l’environnement multiplateforme de Portfolio. Nous utilisons des systèmes Windows et des systèmes Mac, et la solution de gestion des ressources numériques fonctionne, quel que soit le système d'exploitation employé.

E : Brièvement, dites-nous ce qui a changé dans votre manière de travailler depuis que vous avez implémenté un système de gestion des ressources numériques.

N : À présent, tous les utilisateurs peuvent accéder beaucoup plus facilement aux ressources. Je n'ai pas les chiffres exacts en tête, mais l'accès à nos fichiers numériques a changé du tout au tout, car ils se trouvent désormais dans un espace unique au lieu d’être disséminés sur divers disques externes. Ce qui a également beaucoup changé, c’est que nous n'avons plus à nous inquiéter comme avant au sujet de l’espace de stockage disponible.

E : À l’avenir, l’université a-t-elle l’intention d’étendre l’utilisation de Portfolio ?

N : L’exemple de l'utilisation de la solution dans notre service a servi d’étude de cas pour le reste de l’université, car d'autres unités et facultés peuvent reproduire bon nombre de nos processus. Nous utilisons le produit avec grande satisfaction depuis plus d'un an et nous espérons que les employés des facultés et des services administratifs de l’université seront de plus en plus nombreux à s’en servir également. J'ai déjà accordé des droits d'accès à certains services afin qu’ils commencent à utiliser l’environnement que nous avons créé.

Le témoignage de Nico fait non seulement ressortir la nécessité de gérer efficacement l’espace de stockage et l’accès aux ressources de valeur, mais aussi les avantages de la collaboration entre les différents services d'une même organisation. Un grand nombre d’universités et d’entreprise font l’erreur de trop compartimenter leurs structures, oubliant au passage ce que la collaboration entre les équipes peut apporter en termes de productivité.

Lisez l'étude de cas sur l’UCT dans son intégralité pour en savoir plus.