Wie man eine logische und überschaubare Ordnerstruktur aufbaut

Juli 31, 2018
2 min lesen

Grundlagen zum Aufbau von übersichtlichen, einfach zu nutzenden Ordnerstrukturen

Ordnung zu schaffen scheint immer eine so lästige Aufgabe zu sein. Ich bin sicher, dass einige von uns immer noch die Worte ihrer Mütter und Väter hören können wie „... es gibt für alles einen Platz und alles sollte an seinem Platz sein.“ Auf die eine oder andere Weise haben wir es zu guter Letzt doch verstanden und an diese Worte geglaubt (oder es wenigstens versucht) und uns ist bewusst geworden, dass Ordnung schaffen – sowohl persönlich als auch beruflich – auch seine Vorteile hat.

Wenn wir Kunden besuchen und mit ihnen zusammenarbeiten, um deren Asset-Management-Arbeitsabläufe zu entwickeln und zu organisieren, sind die Kunden oft völlig frustriert, wenn sie die digitalen Assets organisieren wollen. Häufig haben sie einfach aufgegeben und wissen nicht, womit sie anfangen sollen. Ein Fehler, der typischerweise gemacht wird, wenn man mit dem Aufbau einer Ordnerstruktur beginnt, ist der Versuch, eine hohe Detailgenauigkeit umzusetzen, statt einfach am Anfang mit nur einem Ordner auf der obersten Ordnerebene zu starten, der ganz unkompliziert „Aktuelle Projekte“ genannt wird. Der effektivste Weg zum Aufbau einer Ordnerstruktur ist die Verwendung eines Ordnerdiagramms in Pyramidenform.

STRUKTUR DES BASISORDNERS

In diesem Beispiel werden wir die Ordnerstruktur für eine Marketing Communications (MarCom) Abteilung entwickeln. Zu den Asset-Typen, die von MarCom genutzt werden, gehören u. a.: Pressemitteilungen, Publicity-Fotos, Videos, Audioclips und Layout-Dateien zum Druck, einschließlich platziertes Artwork. Der Schlüssel zum Aufbau einer übersichtlichen Ordnerstruktur ist die Entwicklung einer Standardstruktur für jedes Projekt. Wir werden also die Struktur des Basisordners erstellen, der all unsere unterschiedlichen digitalen Medientypen enthalten wird.

Diese Ordnerstruktur deckt alle Projektarten ab, die die Marketing Communications Abteilung zurzeit erstellt, einschließlich eines Ordners namens „Verschiedenes“ für spezielle oder individuell angepasste Projektelemente. Die Erstellung dieser Basisordner-Struktur wird für Konsistenz über alle Projekte hinweg sorgen. Jeder Mitarbeiter des Projektteams ist in der Lage, digitale Assets zu kreieren, zu speichern und zu lokalisieren, ohne an mehreren Orten suchen zu müssen. Dieser Projektordner „Vorlage“ sollte an einer zentralen Stelle gespeichert werden, an der digitale Assets untergebracht sind. Wenn neue Projekte erstellt werden, muss man die Ordnerstruktur lediglich kopieren und an die entsprechende Stelle auf Ihrem Dateiserver einfügen und dann den „Projektname“-Ordner in den Namen Ihres Projekts ändern. Jetzt verfügen Sie über eine übersichtliche Ordnerstruktur.

Man sollte sich klar machen, dass es keine Rolle spielt, ob jeder einzelne der Ordner schon digitale Assets enthält oder nicht. Wenn ein Projekt brandneu ist, ist es gewöhnlich in der „Planungsphase“, das heißt, Sie „planen“ derzeit die Entwicklung des Projekts. Falls Ihre Kunden nur annähernd so sind wie meine, dann wird das Projekt wachsen und im Laufe des kreativen Prozesses ein Eigenleben annehmen. Werfen wir nun einen Blick auf die Ordnerstruktur für digitale Assets, die MarCom für das Bewerbungsprojekt Chicago Olympische Spiele 2016 angelegt hat.

Während das Projekt weiter wächst, wird auch die Ordnerstruktur erweitert, um all die unterschiedlichen Elemente des Projekts aufzunehmen, allerdings ändert sich die Struktur der obersten Ordnerebene nicht. Der Name des Projektordners wurde umbenannt in Chicago 2016 und Ordner der zweiten Ebene wurden dem Druck-Ordner hinzugefügt. Zusätzliche Unterordner wurden im Ordner Bilder angelegt, während einzelne digitale Dateien in den Ordnern der ersten Ebene, d. h. in Audio, Pressemitteilungen und Video, zu finden sind.

Denken Sie daran, dass Sie eine erfolgreiche Ordnerstruktur haben werden, wenn Sie bei deren Architektur einheitlich vorgehen und nicht versuchen, alles sofort zu erstellen. Die Struktur Ihres Projektordners wird sich im gleichen Maß wie Ihr Projekt weiterentwickeln. Mit diesen Tipps sind Sie auf dem besten Weg, um eine logische und leicht zu handhabende Ordnerstruktur aufzubauen.

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